Como verificar um fornecedor chinês antes de fazer uma encomenda É uma das questões mais importantes para os importadores internacionais que compram produtos na China.
A China possui um dos maiores ecossistemas industriais do mundo, que abrange eletrónica, produtos para o lar, maquinaria, têxteis, embalagens, peças para automóveis, produtos de beleza e milhares de outras categorias.
No entanto, encontrar um fornecedor na Internet é apenas o primeiro passo.
Antes de pagar um depósito ou efetuar uma encomenda de grande volume, os importadores devem verificar se o fornecedor está legalmente registado, se fabrica efetivamente os produtos que afirma produzir, se dispõe de capacidade de produção suficiente e se consegue cumprir os requisitos de qualidade e conformidade exigidos.
A verificação de fornecedores não elimina todos os riscos associados às compras internacionais. No entanto, um processo de verificação estruturado pode reduzir significativamente a probabilidade de se escolher um fornecedor inadequado.
Este guia explica, passo a passo, como os compradores internacionais podem verificar os fornecedores chineses antes de efetuarem uma encomenda.
Por que é importante verificar um fornecedor chinês?
Muitos compradores iniciam o seu processo de aquisição comparando preços.
O preço é importante, mas a fiabilidade do fornecedor pode ter um impacto muito maior na rentabilidade final de uma operação de importação.
Uma proposta aparentemente económica pode acabar por sair cara se o fornecedor entregar:
- Produtos de má qualidade
- Especificações incorretas
- Lotes de produção inconsistentes
- Embalagem inadequada
- Etiquetado incorretamente
- Encomendas em atraso
- Produtos sem a documentação de conformidade necessária
O objetivo da verificação de um fornecedor não consiste simplesmente em determinar se uma empresa existe.
Um bom processo de verificação deve responder às seguintes perguntas:
- A empresa está legalmente registada?
- É um fabricante ou uma empresa comercial?
- A empresa opera realmente na morada indicada?
- Consegue fabricar o produto solicitado?
- Tem capacidade de produção suficiente?
- Dispõe de um sistema eficaz de controlo de qualidade?
- Pode fornecer certificados ou relatórios de ensaio relevantes?
- Os dados bancários correspondem à entidade contratante?
- Tem experiência a trabalhar com compradores ou mercados semelhantes?
- Consegue cumprir o pedido de forma fiável?
1. Verificar a licença comercial chinesa do fornecedor
O primeiro passo consiste em solicitar uma cópia da licença comercial chinesa do fornecedor.
Uma empresa legítima que opera na China deve dispor de informações de registo que possam ser verificadas junto dos registos oficiais.
El Sistema Nacional de Divulgação de Informações de Crédito Empresarial da China permite pesquisar empresas utilizando dados como o nome da empresa ou o Código Unificado de Crédito Social.
Pode verificar as informações legais do fornecedor através do Sistema Nacional de Divulgação de Informações de Crédito Empresarial da China, utilizando o nome oficial da empresa em chinês ou o seu Código Unificado de Crédito Social.
Que informações devem ser verificadas na licença comercial?
Os dados importantes incluem normalmente:
- Nome oficial da empresa em chinês
- Código Unificado de Crédito Social
- Representante legal
- Endereço registado
- Data de constituição
- Ámbito de atividade registado
- Situação atual da empresa
Não se baseie apenas numa fotografia ou num ficheiro PDF da licença comercial enviada pelo vendedor.
Compare sempre as informações com os registos oficiais disponíveis.
Por que é que o nome chinês da empresa é importante?
Os compradores estrangeiros costumam conhecer os fornecedores apenas pelos seus nomes comerciais em inglês.
Por exemplo:
ABC Electronics Co., Ltd.
pode ser simplesmente um nome utilizado para fins de marketing internacional e não necessariamente a denominação social registada da empresa.
A entidade oficialmente registada poderia ter um nome como:
XX Electronics Co., Ltd., de Shenzhen
Para efetuar uma verificação adequada, solicite sempre o nome completo oficial da empresa em chinês.
Isto facilita consideravelmente a verificação de registos empresariais, contratos, contas bancárias, faturas e outros documentos.
2. Verificar a situação no registo comercial e o historial da empresa
Uma licença comercial, por si só, não comprova que uma empresa seja um fornecedor fiável.
Também deveria verificar o seu histórico no registo.
Os sistemas públicos de informação empresarial da China podem proporcionar acesso a dados de registo e a determinadas informações de crédito públicas.
Preste atenção a possíveis sinais de alerta, tais como:
- Estado operacional anormal
- Infrações legais ou administrativas graves
- Alterações frequentes da morada registada
- Empresa constituída muito recentemente
- Ámbito de atividade incompatível com os produtos oferecidos
- Inconsistências significativas entre diferentes documentos
Uma empresa nova não é necessariamente pouco fiável.
No entanto, se um fornecedor afirmar ter “20 anos de experiência na produção”, mas a empresa registada tiver sido constituída há apenas dois anos, deve solicitar uma explicação.
Em alguns casos, pode existir um motivo legítimo, como uma reestruturação empresarial ou a criação de uma nova entidade dedicada à exportação.
O importante é verificar se a informação é coerente.
3. Determinar se o fornecedor é uma fábrica ou uma empresa comercial
Um dos erros mais comuns nas compras internacionais consiste em partir do princípio de que todos os fornecedores que aparecem nas plataformas B2B possuem as suas próprias fábricas.
Muitos fornecedores são empresas comerciais.
Isso não significa necessariamente que sejam uma má opção.
As empresas comerciais podem oferecer vantagens significativas, especialmente quando os compradores precisam de:
- Diferentes categorias de produtos
- Quantidades relativamente pequenas
- Consolidação de mercadorias
- Maior flexibilidade no abastecimento
- Apoio às exportações
No entanto, o comprador deve saber quem é que realmente fabrica o produto.
Perguntas que deve fazer ao fornecedor
Pergunte:
- São os proprietários da fábrica?
- Qual é a denominação legal chinesa da fábrica?
- Qual é a morada da fábrica?
- Quantas linhas de produção têm?
- Quantos trabalhadores têm ao seu serviço?
- Que processos de produção realizam internamente?
- Que processos subcontratam?
- Podem fornecer fotografias ou vídeos da fábrica?
- Podemos fazer uma visita virtual em direto?
- Aceitam uma auditoria realizada por uma entidade externa?
Se um fornecedor se recusar a fornecer informações básicas sobre a fábrica, será necessário realizar verificações adicionais.
4. Verificar a morada da fábrica
O próximo passo consiste em confirmar se a fábrica indicada existe realmente.
Compare a morada que aparece em:
- Licença comercial
- Site do fornecedor
- Perfil em plataformas B2B
- Fatura comercial
- Cotação
- Assinatura do e-mail
- Relatórios de auditoria
- Documentos de certificação
Pequenas diferenças decorrentes da tradução de uma morada chinesa podem ser normais.
No entanto, os endereços situados em cidades ou províncias completamente diferentes exigem uma explicação.
Fazer uma visita virtual em direto
Como verificação preliminar, pode solicitar ao vendedor uma videochamada em direto.
Em vez de aceitar apenas vídeos pré-gravados, peça-lhe que faça um passeio seguindo uma sequência semelhante a esta:
Entrada → Escritório → Armazém → Linha de produção → Área de controlo de qualidade → Zona de embalagem
Também pode pedir ao vendedor que mostre, durante a videochamada, uma folha de papel com a data de hoje ou o nome da sua empresa.
Esta verificação não substitui uma auditoria profissional à fábrica, mas pode ajudar a detetar inconsistências evidentes.
5. Realizar uma auditoria à fábrica no caso de encomendas importantes
No caso de encomendas de grande volume, produtos personalizados ou relações comerciais estratégicas, uma auditoria física à fábrica pode fornecer provas muito mais sólidas.
Uma auditoria pode analisar:
- Propriedade e situação operacional da fábrica
- Instalações de produção
- Maquinaria
- Número de trabalhadores
- Capacidade de produção
- Procedimentos de controlo de qualidade
- Inspeção de matérias-primas
- Registos de produção
- Gestão do armazém
- Sistemas de rastreabilidade
- Processos de embalagem
- Requisitos sociais ou ambientais, sempre que relevantes
A profundidade da auditoria deve depender do produto e do nível de risco.
Uma encomenda simples de produtos promocionais não requer necessariamente o mesmo nível de diligência devida que os equipamentos médicos, os produtos elétricos, as máquinas industriais, os produtos para crianças ou os componentes relacionados com a segurança.
6. Avaliar a capacidade de produção
Uma fábrica pode ser legítima e, mesmo assim, não ser adequada para o seu pedido.
Suponhamos que precise de 100 000 unidades por mês.
O fornecedor pode fabricar o produto, mas talvez a sua capacidade real seja de apenas 20 000 unidades por mês.
Esta situação pode provocar:
- Atrasos na produção
- Excesso de horas extraordinárias
- Subcontratação inesperada
- Instabilidade na qualidade
- Utilização inconsistente de materiais
Solicite informações sobre:
- Capacidade de produção mensal
- Número de linhas de produção
- Maquinaria principal
- Prazo habitual de fabrico
- Prazo durante os períodos de elevada procura
- Nível atual de utilização da capacidade
- Principais processos de produção
- Processos subcontratados
Não avalie a capacidade apenas com base no que o vendedor afirma.
No caso de projetos importantes, considere verificar estas informações através de uma auditoria.
7. Solicitar amostras antes do início da produção em massa
Nunca presuma que as fotografias publicadas na Internet refletem exatamente a qualidade que irá receber.
Solicite amostras.
As amostras permitem avaliar:
- Materiais
- Dimensões
- Cor
- Acabamento
- Funcionalidade
- Embalagem
- Etiquetado
- Qualidade de fabrico
- Experiência do utilizador
Amostra de referência aprovada
Depois de aprovada a amostra final, guarde uma unidade como amostra de referência o amostra dourada.
O fornecedor deve conservar uma amostra idêntica.
O contrato de compra ou a ficha de especificações podem estipular que a produção em série deve estar em conformidade com a amostra aprovada e com as especificações técnicas acordadas.
Isto permite estabelecer um padrão de qualidade muito mais claro.
8. Verificar certificados e relatórios de ensaio
Os certificados são especialmente importantes para os produtos sujeitos a regulamentação.
Dependendo do produto e do mercado de destino, os requisitos podem estar relacionados com:
- Segurança elétrica
- Compatibilidade eletromagnética
- Substâncias químicas
- Materiais em contacto com alimentos
- Produtos para crianças
- Dispositivos médicos
- Baterias
- Equipamentos de radiofrequência
- Maquinaria
- Cosméticos
Não se limite a perguntar:
“Têm certificação CE?”
Solicite os documentos originais.
Verifique:
- Nome do fabricante
- Modelo do produto
- Norma aplicável
- Laboratório de ensaios
- Data de emissão
- Data de vencimento, quando aplicável
- Número do relatório
- Fotografias do produto
- Âmbito da certificação
Um certificado relativo ao Produto A não abrange automaticamente o Produto B.
Da mesma forma, um relatório proveniente de outra fábrica não deve ser considerado automaticamente como prova de que o produto do seu fornecedor cumpre os requisitos.
No caso de produtos regulamentados, considere confirmar os requisitos de forma independente junto de um laboratório qualificado, um especialista em conformidade regulamentar, um profissional aduaneiro ou a autoridade competente do país de destino.
9. Verificar a experiência do fornecedor em matéria de exportação
A experiência em exportações pode facilitar consideravelmente o processo de compra internacional.
Pergunte:
- Para que países exportam atualmente?
- Que percentagem das vossas vendas corresponde às exportações?
- Que Incoterms costumam utilizar?
- Podem emitir faturas comerciais e listas de embalagem?
- Têm experiência com o vosso mercado-alvo?
- Conseguem cumprir os requisitos de rotulagem do país importador?
- Conhecem os requisitos de embalagem para exportação?
Um fornecedor especializado no mercado interno chinês pode continuar a ser um excelente fabricante.
No entanto, os compradores internacionais poderão ter de recorrer a um agente de compras, a uma empresa de exportação, a um transitário ou a outro especialista para gerir o processo internacional.
10. Verificar a conta bancária do fornecedor antes de efetuar o pagamento
A verificação do pagamento é fundamental.
Os dados do beneficiário devem ser cuidadosamente comparados com:
- Empresa contratante
- Fatura comercial
- Fatura pró-forma
- Licença comercial
- Instruções de pagamento anteriores
Tenha especial cuidado se o fornecedor solicitar, de repente, que o pagamento seja efetuado para uma conta diferente.
Sinais de alerta relacionados com o pagamento
Alguns exemplos são:
- “A nossa conta empresarial não está disponível.”
- “Por favor, efetue o pagamento na minha conta pessoal.”
- “Os nossos dados bancários foram alterados hoje.”
- “Pague a outra empresa que não consta do contrato.”
- “Precisamos de receber o depósito imediatamente.”
Podem ocorrer alterações legítimas, mas estas devem ser verificadas de forma independente, utilizando os dados de contacto previamente estabelecidos.
Nunca confie apenas num novo e-mail que comunique uma alteração na conta bancária.
11. Avaliar a qualidade da comunicação
A qualidade da comunicação é frequentemente subestimada.
Antes de efetuar uma encomenda, verifique se o fornecedor:
- Responda de forma clara às perguntas técnicas
- Consulte as especificações
- Confirme as dimensões e os materiais
- Fornece documentação por escrito
- Identifica possíveis problemas de produção
- Responda de forma consistente
- Evita fazer promessas pouco realistas
Um prestador de serviços profissional deve ser capaz de dizer, em certas ocasiões:
“Precisamos de confirmar isso com o departamento de produção.”
Esta resposta pode ser mais fiável do que aceitar imediatamente todos os pedidos do comprador.
12. Criar uma ficha técnica detalhada do produto
Muitas disputas relacionadas com a qualidade surgem porque a ordem de compra se limita a indicar algo como:
“5 000 mochilas pretas.”
Isto não é suficiente.
Uma ficha de especificações adequada pode incluir:
- Dimensões do produto
- Materiais
- Peso
- Cor
- Referência Pantone
- Componentes
- Tamanho do logótipo
- Método de impressão
- Tolerâncias
- Embalagem
- Dimensões das caixas
- Etiquetado
- Requisitos de códigos de barras
- Requisitos funcionais
- Requisitos de ensaio
- Critérios relativos a defeitos aceitáveis
Quanto mais claramente o produto estiver definido antes de iniciar a produção, mais fácil será gerir a qualidade.
13. Utilizar um contrato de compra por escrito
As condições comerciais importantes devem ser documentadas.
Dependendo da transação, o acordo pode incluir:
- Especificações do produto
- Quantidade
- Preço unitário
- Incoterm
- Prazo de produção
- Embalagem
- Requisitos de inspeção
- Padrões de qualidade
- Condições de pagamento
- Propriedade intelectual
- Gesoueom tfdd oodecse pãtrito
- Reparação ou substituição
- Condições relacionadas com atrasos
- Legislação aplicável e resolução de litígios
No caso de operações importantes, pode ser aconselhável recorrer a aconselhamento jurídico profissional.
Não presuma que uma ordem de compra, um orçamento ou uma conversa online ofereça automaticamente proteção suficiente para qualquer situação comercial.
14. Efetuar uma inspeção antes do envio
A verificação do fornecedor deve continuar mesmo após a realização da encomenda.
Antes de pagar o saldo final ou autorizar o envio, considere organizar uma inspeção prévia ao embarque.
Uma inspeção típica pode verificar:
- Quantidade
- Qualidade de fabrico
- Dimensões do produto
- Materiais
- Funcionalidade
- Aparência
- Embalagem
- Etiquetas
- Códigos de barras
- Marcas de envio
Para determinados produtos, também pode ser necessário realizar ensaios laboratoriais.
A inspeção deve basear-se em especificações previamente acordadas e não apenas em expectativas subjetivas.
15. Começar com uma encomenda de teste
Mesmo depois de verificar o fornecedor, não é aconselhável partir do princípio de que deverá receber imediatamente a encomenda com o maior volume possível.
Um pedido de teste permite obter provas concretas sobre o seu desempenho.
O processo pode ser estruturado da seguinte forma:
Verificação do fornecedor → Aprovação das amostras → Produção experimental → Inspeção de qualidade → Envio → Avaliação final
Pode avaliar:
- Qualidade real da produção
- Prazos de entrega
- Comunicação
- Embalagem
- Documentação
- Resultados da inspeção
- Desempenho logístico
- Capacidade de resolução de problemas
Se os resultados forem satisfatórios, pode aumentar progressivamente o volume das encomendas.
Principais sinais de alerta na verificação de fornecedores chineses
Um único sinal de alerta não prova automaticamente que um fornecedor seja fraudulento.
No entanto, vários indícios simultâneos deveriam levar a uma investigação mais aprofundada.
Preste especial atenção ao seguinte:
- Preços consideravelmente inferiores ao nível habitual do mercado
- Recusa em conceder a licença comercial chinesa
- Informações empresariais que não podem ser verificadas de forma independente
- Recusa em mostrar a fábrica
- Alterações constantes do nome da empresa
- Contas bancárias que não têm qualquer relação aparente com o fornecedor
- Pressão para efetuar pagamentos imediatamente
- Recusa em fornecer amostras
- Certificados com dados inconsistentes sobre a empresa ou o modelo
- Catálogos extremamente abrangentes, sem uma especialização produtiva clara
- Promessas de produção pouco realistas
- Conhecimentos técnicos limitados
- Recusa em aceitar inspeções realizadas por terceiros
Quanto mais inconsistências encontrar, maior deverá ser o nível de verificação.
Caso prático: como verificar um fornecedor de produtos eletrónicos em Shenzhen
Imaginemos um importador latino-americano que procura um fornecedor para comprar 10 000 altifalantes Bluetooth.
O Fornecedor A apresenta um preço 15 % inferior ao de dois concorrentes.
Em vez de efetuar imediatamente a encomenda, o comprador decide verificar o fornecedor.
Passo 1: Verificação da empresa
O comprador solicita a licença comercial chinesa e verifica os dados de registo da empresa.
A empresa existe e as suas atividades comerciais são razoavelmente compatíveis com o setor eletrónico.
Passo 2: Verificação da fábrica
O comprador solicita uma visita virtual em direto.
O fornecedor mostra as suas linhas de montagem, estações de teste, zona de embalagem e armazém.
Passo 3: Verificação da documentação
O comprador solicita os relatórios de ensaio do produto e verifica se o modelo e as informações do fabricante correspondem ao produto que pretende comprar.
Passo 4: Análises de amostras
O comprador solicita três amostras.
Verifique:
- Ligação Bluetooth
- Autonomia da bateria
- Sistema de carregamento
- Desempenho do altifalante
- Botões
- Embalagem
Durante os testes, é detetado um problema: a autonomia da bateria é inferior à meta estabelecida pelo comprador.
As especificações são alteradas antes do início da produção em série.
Passo 5: Pedido de amostra
Em vez de encomendar imediatamente 10 000 unidades, o comprador começa por 2 000 unidades.
Passo 6: Inspeção antes do envio
Os produtos acabados são inspecionados antes do envio.
A inspeção deteta inconsistências na impressão de algumas embalagens.
O fornecedor corrige as embalagens afetadas antes de efetuar o envio.
Resultado
O comprador investe tempo e dinheiro adicionais na verificação e inspeção, mas consegue detetar dois problemas antes de os produtos chegarem ao mercado de destino.
Este exemplo ilustra um princípio importante do abastecimento internacional:
Normalmente, é mais económico resolver os problemas de qualidade antes do envio do que após a importação.
Lista de verificação para fornecedores chineses
Antes de efetuar uma encomenda importante, verifique os seguintes aspetos.
Empresa
- Nome legal da empresa em chinês confirmado
- Licença comercial obtida
- Código Unificado de Crédito Social comprovado
- Estado de registo verificado
- Endereço registado revisto
- Âmbito de atividade revisto
Fábrica
- Endereço da fábrica confirmado
- Estatuto de fabricante ou empresa comercial identificada
- Linhas de produção revistas
- Capacidade de produção avaliada
- Auditoria à fábrica realizada sempre que necessário
Produto
- Amostras recebidas
- Amostra de referência aprovada
- Especificações do produto completadas
- Requisitos de embalagem confirmados
- Requisitos de conformidade identificados
- Relatórios ou certificados relevantes revistos
Condições comerciais
- Cotação confirmada
- Incoterm confirmado
- Prazo de produção confirmado
- Condições de pagamento confirmadas
- Beneficiário bancário verificado
- Acordo por escrito elaborado quando for caso disso
Controlo de qualidade
- Critérios de inspeção definidos
- Supervisão da produção organizada sempre que necessário
- Inspeção prévia ao envio organizada
- Procedimento acordado para a gestão de defeitos
Perguntas frequentes sobre a verificação de fornecedores chineses
Como posso verificar se um fornecedor chinês é legítimo?
Comece por solicitar a denominação legal chinesa da empresa e a sua licença comercial.
Em seguida, verifique as informações de registo utilizando o Sistema Nacional de Divulgação de Informações de Crédito Empresarial da China.
Em seguida, verifique a fábrica, as amostras, os certificados, os dados bancários e a capacidade de produção.
Lembre-se de que uma licença comercial confirma a existência da empresa no registo, mas, por si só, não comprova a sua capacidade de produção nem a qualidade dos seus produtos.
Como posso saber se um fornecedor chinês é realmente uma fábrica?
Solicite o nome legal e a morada da fábrica.
Em seguida, verifique as suas instalações através de:
- Videochamada em direto
- Fotografias da fábrica
- Registos de produção
- Auditoria à fábrica realizada por terceiros
- Visita presencial
Se a empresa for um intermediário ou uma empresa comercial, tente determinar qual é a fábrica que realmente produz a sua mercadoria.
Devo visitar pessoalmente a fábrica na China?
No caso de projetos de grande dimensão, produtos personalizados, produtos tecnicamente complexos ou relações de abastecimento a longo prazo, uma visita à fábrica pode proporcionar informações muito valiosas.
No caso de encomendas de menor dimensão, uma auditoria ou inspeção realizada por terceiros pode ser uma alternativa mais económica.
Devo pagar o 100 % antes de iniciar a produção?
As estruturas de pagamento dependem do produto, da relação com o fornecedor, da dimensão da transação, da plataforma utilizada e da capacidade de negociação de ambas as partes.
Os compradores internacionais devem avaliar cuidadosamente o risco de pagamento e evitar partir do princípio de que existe uma única estrutura adequada para todas as transações.
Ao trabalhar com novos fornecedores, controlar o risco costuma ser mais importante do que conseguir o preço mais baixo possível.
Um fornecedor verificado numa plataforma B2B é automaticamente seguro?
N.º.
A verificação efetuada por uma plataforma pode fornecer informações úteis, mas o comprador deve também realizar a sua própria verificação prévia.
O estatuto de fornecedor verificado numa plataforma deve ser considerado uma fonte adicional de informação, e não um substituto da verificação independente.
Conclusão
Sabre Como verificar um fornecedor chinês antes de fazer uma encomenda é uma competência fundamental para qualquer importador internacional.
Um processo de abastecimento seguro não deve depender apenas de um documento, de um vídeo da fábrica, de um certificado ou de um selo de fornecedor verificado numa plataforma.
Recomenda-se utilizar diferentes níveis de verificação:
Registo da empresa → Verificação da fábrica → Capacidade de produção → Amostras → Documentação de conformidade → Contrato → Encomenda de amostra → Inspeção de qualidade → Envio
Cada etapa responde a uma pergunta diferente.
O registo oficial permite confirmar a existência da entidade jurídica. A verificação na fábrica ajuda a avaliar a sua capacidade de produção. As amostras permitem verificar a viabilidade e a qualidade do produto. A verificação da conformidade ajuda a controlar os requisitos do mercado de destino. Por fim, as inspeções permitem verificar se a produção final corresponde efetivamente ao que foi solicitado.
A China oferece aos compradores internacionais acesso a um ecossistema industrial enorme e altamente competitivo.
O objetivo não é eliminar completamente todos os riscos associados às compras internacionais, o que seria pouco realista.
O objetivo consiste em identificar os problemas antes de transferir uma quantia significativa de dinheiro, antes de iniciar a produção em massa e, sobretudo, antes de produtos defeituosos ou não conformes serem enviados para o estrangeiro.
Para os importadores internacionais, a verificação dos fornecedores deve ser considerada uma parte integrante do processo de compras e não um procedimento opcional.