Receber encomendas do 1688 num armazém na China é uma das formas mais práticas de gerir compras efetuadas junto de vários fornecedores chineses.
Em vez de pedir a cada fornecedor da 1688 que organize um envio internacional separadamente, podes solicitar que todos os produtos sejam enviados primeiro para um armazém na China. Aí, é possível receber as encomendas, registar a sua chegada, verificar as quantidades e o estado visível, tirar fotografias, agrupar várias encomendas, otimizar a embalagem e preparar a mercadoria para o transporte internacional.
Para os importadores que compram a diferentes fornecedores do 1688, este sistema permite criar uma cadeia de abastecimento muito mais organizada:
Fornecedores do 1688 → Transporte nacional na China → Armazém na China → Recebimento → Inspeção → Consolidação → Reembalagem → Transporte internacional → Comprador
No entanto, receber mercadoria num armazém não se resume simplesmente a fornecer uma morada na China ao fornecedor.
É necessário estabelecer um sistema claro para identificar as encomendas, associá-las a cada pedido, detetar diferenças de quantidade, gerir os produtos danificados e determinar quando toda a mercadoria está pronta para o envio internacional.
Este guia explica todo o processo passo a passo.
Por que razão utilizar um armazém na China quando se faz compras no 1688?
A 1688 destina-se principalmente ao mercado grossista nacional da China. Muitos fornecedores estão habituados a enviar mercadorias apenas para endereços dentro do país.
Para os compradores internacionais, isto pode revelar-se uma vantagem.
Em vez de pedir a cada fornecedor que trate da logística internacional, podes indicar a morada do teu agente de compras, transitário ou armazém de consolidação na China.
O armazém torna-se, assim, um ponto central para receber todas as tuas compras.
Isto revela-se especialmente útil quando se compram a vários fornecedores.
Por exemplo:
- Fornecedor A: produtos de cozinha
- Fornecedor B: materiais de embalagem
- Fornecedor C: acessórios eletrónicos
- Fornecedor D: produtos promocionais
Em vez de efetuarem quatro envios internacionais separados, os quatro fornecedores podem enviar os seus produtos, dentro da China, para o mesmo armazém.
Assim que toda a mercadoria for recebida, o armazém pode preparar uma remessa consolidada.
Como funciona a receção de encomendas do 1688 num armazém na China?
O processo básico é relativamente simples.
Passo 1: Obtenha a morada do seu armazém na China
Antes de efetuar encomendas no 1688, é necessário dispor de um armazém capaz de receber entregas nacionais na China.
Normalmente, o armazém fornece informações como:
- Nome do destinatário
- Morada do armazém
- Província
- Cidade
- Distrito
- Código postal chinês
- Número de telefone
- Código do cliente ou número de referência
O código de identificação do cliente é particularmente importante.
Um armazém pode receber centenas ou mesmo milhares de encomendas pertencentes a diferentes compradores. Este código permite que o pessoal identifique rapidamente quais as encomendas que pertencem à sua conta.
Por exemplo:
Código do cliente: AMS-1025
As informações de entrega podem incluir este código juntamente com o nome do destinatário.
Deve utilizar sempre exatamente o formato de morada fornecido pelo armazém.
Passo 2: Indique a morada do armazém aos teus fornecedores da 1688
Após confirmar a encomenda, indique a morada do armazém chinês como morada de entrega nacional.
O fornecedor enviará então os produtos através de uma empresa de entregas ou de logística nacional chinesa.
Dependendo do tamanho e do peso da mercadoria, o fornecedor pode recorrer a serviços de encomendas convencionais ou a empresas especializadas no transporte de carga.
Antes de o fornecedor efetuar o envio, confirme:
- Nome do produto
- SKU
- Quantidade
- Número de caixas
- Nome do fornecedor
- Data prevista de envio
- Número de acompanhamento nacional
Manter estes dados organizados facilitará consideravelmente o trabalho de receção no armazém.
Passo 3: Registe todos os números de rastreio nacionais
Os números de rastreio são extremamente importantes quando se gere várias encomendas do 1688.
Imagina que compras produtos a oito fornecedores diferentes.
Vários dias depois, o armazém começa a receber encomendas.
Sem um registo adequado, pode ser difícil determinar qual o pacote que corresponde a cada fornecedor ou encomenda.
É aconselhável criar uma tabela de receção como esta:
| Forecnedor | Produto | Quantidade | Número de acompanhamento | Caixas previstas | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Fornecedor A | Capas para telemóveis | 500 | Acompanhamento A | 5 | Enviado |
| Fornecedor B | Cabos USB | 300 | Acompanhamento B | 3 | Recebido |
| Fornecedor C | Caixas de embalagem | 1.000 | Acompanhamento C | 8 | Em trânsito |
Desta forma, estabelece-se uma relação clara:
Encomenda → Fornecedor → Número de rastreio → Chegada ao armazém
Para projetos de aquisição de maior dimensão, este sistema de acompanhamento é fundamental.
O que acontece quando uma encomenda da 1688 chega ao armazém?
A receção deveria incluir algo mais do que apenas assinar o recibo de entrega da encomenda.
Um armazém bem gerido deve criar um registo de receção.
1. Identificação da encomenda
O pessoal do armazém deve, em primeiro lugar, identificar o cliente a quem pertence a encomenda.
Isto pode ser feito através de:
- Código do cliente
- Número de acompanhamento
- Informações sobre o fornecedor
- Dados do destinatário
- Referência da encomenda
Em seguida, a encomenda deve ser atribuída à conta e ao local de armazenamento correspondentes.
2. Verificar o estado exterior da embalagem
Antes de abrir a caixa, o pessoal deve verificar visualmente o seu estado.
Alguns problemas frequentes incluem:
- Caixas amassadas
- Embalagem danificada
- Danos causados pela água
- Caixas abertas
- Fita adesiva rasgada
- Caixas deformadas
- Encomendas em falta
Se houver danos visíveis, é aconselhável tirar fotografias antes de abrir a embalagem.
Estas fotografias podem servir como prova para determinar se o problema ocorreu antes ou durante o transporte nacional na China.
3. Registar a chegada da encomenda
O armazém deverá atualizar o estado da encomenda para:
Recebido no armazém
Um registo de receção completo pode incluir:
- Data de chegada
- Número de acompanhamento
- Forecnedor
- Número de caixas
- Fotografias da embalagem
- Peso
- Dimensões
- Local de armazenamento
- Estado da inspeção
Um sistema organizado torna-se especialmente importante quando se trabalha simultaneamente com dezenas de fornecedores.
O armazém deve abrir e inspecionar as encomendas do 1688?
Em muitos casos, sim.
No entanto, é importante compreender a diferença entre uma revisão básica no armazém e uma inspeção profissional de qualidade.
Revisão básica no armazém
Um exame básico pode verificar:
- Produto correto
- Quantidade
- Cor correta
- Modelo correto
- Estado visível
- Estado da embalagem
- Danos evidentes
- Acessórios básicos
Também é possível fornecer fotografias ou vídeos.
Este tipo de verificação revela-se útil para detetar problemas evidentes antes do envio internacional.
Inspeção profissional de qualidade
Uma inspeção profissional pode ser muito mais completa.
Dependendo do produto, pode incluir:
- Verificação detalhada das quantidades
- Verificação das dimensões
- Testes funcionais
- Verificação de materiais
- Inspeção do acabamento
- Ensaios elétricos
- Verificação da embalagem
- Verificação de etiquetas
- Verificação de códigos de barras
- Amostragem de acordo com um plano de inspeção
Por conseguinte, as fotografias tiradas durante a receção no armazém não devem ser consideradas automaticamente como uma inspeção completa da qualidade.
O âmbito da inspeção deve ser definido antes da chegada da mercadoria.
Por que razão se deve inspecionar os produtos do 1688 antes do envio internacional?
As devoluções internacionais podem revelar-se dispendiosas e complicadas.
Se um fornecedor enviar uma cor errada e o problema for detetado enquanto a mercadoria ainda se encontra na China, o armazém pode ajudar a contactar o fornecedor e a organizar uma troca.
Se o mesmo problema for detetado depois de a mercadoria chegar ao país de destino, será muito mais difícil resolvê-lo.
Por esta razão, o armazém na China pode funcionar como um importante ponto de controlo.
Um processo prático seria:
O fornecedor envia a mercadoria
↓
O armazém recebe a mercadoria
↓
Verificar a quantidade e o aspeto
↓
Enviar fotografias ou relatório de inspeção
↓
O comprador aprova
↓
Consolidar e efetuar o envio internacional
Se for detetado um problema:
Problema detetado → Contactar o fornecedor → Substituir, reparar ou reembolsar → Verificar novamente → Aprovar o envio
O objetivo é simples: resolver os problemas enquanto a mercadoria ainda se encontra junto do fornecedor.
Como receber encomendas de vários fornecedores do 1688
Esta é uma das situações em que um armazém na China proporciona maior valor.
Suponhamos que um importador compre produtos a seis fornecedores diferentes.
A mercadoria pode chegar em datas diferentes:
- Fornecedor A: 3 de setembro
- Fornecedor B: 4 de setembro
- Fornecedor C: 6 de setembro
- Fornecedor D: 7 de setembro
- Fornecedor E: 9 de setembro
- Fornecedor F: 10 de setembro
O armazém recebe e armazena cada encomenda até que todos os produtos necessários tenham chegado.
O estado poderia ter o seguinte aspeto:
Fornecedor A → Recebido
Fornecedor B → Recebido
Fornecedor C → Recebido
Fornecedor D → Em trânsito
Fornecedor E → Recebido
Fornecedor F → À espera de envio
Nesta situação, normalmente é aconselhável aguardar antes de efetuar o envio internacional, a menos que o comprador pretenda, deliberadamente, fazer um envio parcial.
Isto evita que se enviem os produtos de cinco fornecedores e se descubra posteriormente que a mercadoria do sexto fornecedor ficou na China.
O que é a consolidação de encomendas do 1688?
A consolidação consiste em agrupar produtos provenientes de vários fornecedores, de modo a preparar menos remessas para o transporte internacional.
Por exemplo:
Antes da consolidação
Fornecedor A → 3 caixas
Fornecedor B → 4 caixas
Fornecedor C → 2 caixas
Fornecedor D → 3 caixas
Total: 12 caixas
Após inspecionar a mercadoria e otimizar a embalagem, o armazém pode reorganizar os produtos em menos caixas de exportação, desde que as características dos produtos e os seus requisitos de proteção o permitam.
O objetivo não é simplesmente reduzir o número de caixas.
O verdadeiro objetivo consiste em alcançar um equilíbrio entre:
- Proteção do produto
- Volume de transporte
- Peso
- Eficiência na movimentação
- Requisitos de exportação
- Custo do transporte internacional
Por que é que o reembalamento pode reduzir os custos de envio internacional?
Os fornecedores da 1688 costumam preparar as suas encomendas principalmente para o transporte nacional na China.
Por este motivo, algumas embalagens podem não estar otimizadas para o transporte internacional.
Por exemplo, podes encontrar:
- Caixas demasiado grandes
- Demasiado espaço vazio
- Várias malas de correio
- Caixas exteriores duplicadas
- Material de enchimento desnecessário
No transporte aéreo e expresso internacional, as dimensões da encomenda podem afetar consideravelmente o peso faturável.
No transporte marítimo, as dimensões das caixas e o volume total também influenciam a utilização do espaço disponível.
Por esse motivo, o armazém pode retirar embalagens desnecessárias e reorganizar a mercadoria de forma mais eficiente.
No entanto, nunca se deve reduzir a embalagem ao ponto de comprometer a proteção do produto.
Produtos frágeis, vidro, eletrónica, eletrodomésticos, cerâmica e outras mercadorias sensíveis podem necessitar de uma embalagem mais resistente, mas não necessariamente mais pequena.
Quando se deve calcular o custo do transporte internacional?
Muitos compradores querem saber o custo exato do transporte internacional antes de a mercadoria chegar ao armazém.
Nessa altura, pode ser difícil apresentar um valor final exato.
O custo do transporte internacional pode depender de:
- Peso bruto final
- Dimensões das caixas
- Número de caixas
- CBM total
- Categoria do produto
- Presença ou ausência de pilhas
- País de destino
- Endereço de entrega
- Método de transporte
- Requisitos aduaneiros
As informações relativas à embalagem fornecidas inicialmente pelo fornecedor podem ser utilizadas para fazer uma estimativa.
No entanto, uma sequência mais fiável seria:
Chegada da mercadoria → Inspeção → Consolidação → Reembalagem → Medição das caixas finais → Cálculo do transporte
Após concluir a embalagem final, o armazém pode fornecer as dimensões e os pesos reais para calcular os custos de transporte com maior precisão.
Caso prático: receção de cinco encomendas de 1688 na China
Imaginemos um retalhista latino-americano que compra produtos a cinco fornecedores da 1688.
Os pedidos são:
- Fornecedor A: 500 acessórios para telemóveis
- Fornecedor B: 300 cabos USB
- Fornecedor C: 200 organizadores de secretária
- Fornecedor D: 1 000 sacos de embalagem
- Fornecedor E: 100 expositores promocionais
Cada fornecedor efetua uma remessa nacional para o mesmo armazém na China.
Fase 1: Recepção
O armazém regista cada número de rastreio e cada caixa recebida.
O comprador pode verificar quais as encomendas que já chegaram e quais as que ainda estão em trânsito.
Fase 2: Revisão
O pessoal do armazém verifica os produtos, as quantidades, as variantes e o estado visível, de acordo com os requisitos acordados.
Também se tiram fotografias sempre que necessário.
Durante a revisão, foi detetado um problema com a encomenda do Fornecedor B.
O comprador encomendou 300 cabos pretos, mas parte da mercadoria recebida contém cabos brancos.
Etapa 3: Resolução do problema
Em vez de enviar os produtos errados para o estrangeiro, contacta-se o fornecedor enquanto a mercadoria ainda se encontra na China.
O fornecedor substitui as unidades com defeito.
O armazém recebe os produtos de substituição e volta a verificar as unidades em questão.
Fase 4: Consolidação
Quando os cinco pedidos forem aprovados, as embalagens nacionais desnecessárias são retiradas, sempre que for conveniente.
Posteriormente, os produtos são reorganizados em caixas adequadas para a exportação.
Etapa 5: Cálculo do transporte
O armazém regista:
- Número final de caixas
- Peso bruto
- Dimensões das caixas
- Volume total
Com base nestes dados, o comprador pode comparar diferentes opções de transporte internacional.
Este exemplo demonstra que um armazém na China pode ser muito mais do que um local temporário para guardar mercadorias.
Pode tornar-se um ponto de controlo entre a compra e o transporte internacional.
Erros comuns na receção de encomendas do 1688 na China
Erro 1: Não utilizar um código de identificação do cliente
Se um armazém receber diariamente uma grande quantidade de encomendas, as encomendas sem identificação podem causar atrasos.
Certifica-te sempre de que os fornecedores incluem corretamente os dados do destinatário e o código de identificação do armazém.
Erro 2: Não registar os números de acompanhamento
Não dependas exclusivamente do fornecedor para saberes se uma encomenda chegou.
Mantém o teu próprio registo de acompanhamento.
Erro 3: Pensar que “recebido” significa “inspecionado”
São dois estados diferentes.
É possível que uma encomenda tenha chegado fisicamente ao armazém sem que o seu conteúdo tenha sido verificado.
O sistema deve distinguir claramente entre:
Recebido → A aguardar inspeção → Inspecionado → Aprovado
Erro 4: Efetuar o envio antes de receber todas as encomendas
Verifique a lista de receção antes de autorizar o transporte internacional.
Uma única caixa esquecida pode obrigá-lo a pagar posteriormente uma segunda remessa internacional.
Erro 5: Confundir uma revisão básica com uma inspeção detalhada
Algumas fotografias não permitem verificar todas as características técnicas de um produto.
Os produtos de elevado valor, de natureza técnica ou que apresentem um risco mais elevado podem exigir uma inspeção mais exaustiva.
Erro 6: Ignorar as dimensões da embalagem
Um preço de compra baixo não significa necessariamente um custo total de importação baixo.
As caixas demasiado grandes ou mal otimizadas podem aumentar consideravelmente os custos logísticos.
Que informações deve fornecer ao seu armazém na China?
Antes de os fornecedores começarem a efetuar as remessas, prepara uma lista clara de encomendas.
Para cada fornecedor, inclui:
- Nome do fornecedor
- Link do produto no 1688
- Descrição do produto
- Referência ou modelo
- Cor
- Quantidade
- Número previsto de caixas
- Número de acompanhamento nacional
- Requisitos de inspeção
- Requisitos especiais de embalagem
Também deves fornecer as informações relativas ao destino final.
Para planear o transporte internacional, o armazém poderá necessitar de:
- País de destino
- Cidade
- Código postal
- Endereço comercial ou residencial
- Método de transporte preferido
- Informações especiais sobre a mercadoria
Quanto mais completa for a informação, menor será o risco de erros durante a receção.
Como escolher um armazém de confiança na China para encomendas do 1688
O preço não deveria ser o único critério.
O armazém terá controlo físico sobre a sua mercadoria, pelo que a fiabilidade operacional é muito importante.
Procure um prestador de serviços que consiga explicar claramente os seus procedimentos para:
- Identificação de pacotes
- Registo de receção
- Provas fotográficas
- Gestão de inventário
- Inspeção
- Armazenamento
- Consolidação
- Reembalagem
- Medição do peso e das dimensões
- Entrega à empresa de transporte internacional
Também é aconselhável perguntar o que acontece quando se deteta uma diferença.
Para compreender melhor o quadro oficial de armazenamento e logística na China, os importadores podem consultar as informações da Administração Geral das Alfândegas da China sobre os centros logísticos e armazéns sob supervisão aduaneira.
Por exemplo:
O que acontece se o fornecedor enviar 95 unidades quando a encomenda era de 100?
Um armazém de confiança deve dispor de um procedimento para registar a diferença, apresentar provas e ajudar a coordenar a solução adequada.
Armazém na China vs. agente de compras da 1688: qual é a diferença?
Estes serviços podem complementar-se, mas não são exatamente iguais.
Um armazém ocupa-se principalmente da gestão física da mercadoria depois de o fornecedor ter efetuado a expedição.
Um agente de compras ou de sourcing pode gerir um processo muito mais abrangente:
Pesquisa de produtos → Comunicação com fornecedores → Negociação → Pagamento → Acompanhamento da encomenda → Recebimento no armazém → Inspeção → Consolidação → Transporte internacional
Se conseguires comprar diretamente no 1688 e contactar os fornecedores por conta própria, um serviço de armazenamento pode ser suficiente.
Se precisar de ajuda com a comunicação em chinês, pagamentos em RMB, coordenação com fornecedores, compras ou controlo de qualidade, trabalhar com um agente de compras pode revelar-se mais prático.
Fluxo recomendado para compradores internacionais da 1688
Para os compradores que trabalham com vários fornecedores do 1688, um processo estruturado pode reduzir erros e confusões:
1. Selecionar produtos no 1688
↓
2. Confirmar fornecedores, especificações, preços e quantidades
↓
3. Indicar a morada do armazém na China
↓
4. Os fornecedores efetuam o envio a nível nacional
↓
5. Registar todos os números de acompanhamento
↓
6. O armazém recebe e identifica as encomendas
↓
7. Verificar as caixas e os produtos
↓
8. Registar qualquer discrepância ou problema
↓
9. Resolver os problemas com os fornecedores
↓
10. Aguardar as encomendas pendentes
↓
11. Consolidar a mercadoria aprovada
↓
12. Reembalar sempre que necessário
↓
13. Medir o peso e as dimensões finais
↓
14. Comparar opções de transporte internacional
↓
15. Preparar a remessa
↓
16. Enviar a mercadoria para o país de destino
Este processo estabelece uma ligação clara entre a compra na 1688 e a logística internacional.
Perguntas frequentes sobre como receber encomendas do 1688 na China
Posso comprar a vários fornecedores do 1688 e enviar todos os produtos para o mesmo armazém?
Sim.
Esta é precisamente uma das principais razões pelas quais os compradores internacionais recorrem a armazéns de consolidação na China.
Os diferentes fornecedores podem enviar os seus produtos para o mesmo armazém através de transporte nacional.
Posteriormente, as encomendas podem ser armazenadas temporariamente e agrupadas para o transporte internacional.
O armazém pode inspecionar os meus produtos do 1688?
Muitas lojas oferecem serviços de revisão básica ou inspeção, mas o âmbito destes serviços pode variar consideravelmente.
Deve definir exatamente o que pretende verificar antes da chegada da mercadoria.
No caso de produtos complexos, uma verificação básica no armazém pode não substituir uma inspeção profissional de qualidade.
O armazém pode tirar fotografias quando as encomendas chegam?
Muitos armazéns e agentes de compras podem fornecer fotografias da receção ou da inspeção.
É aconselhável confirmar previamente se este serviço está incluído na tarifa básica ou se tem um custo adicional.
Devo agrupar todas as minhas encomendas do 1688?
Não necessariamente.
A consolidação revela-se especialmente útil quando se compram quantidades pequenas ou médias a vários fornecedores e os produtos são compatíveis para um mesmo tipo de envio.
Maquinaria de grandes dimensões, mercadorias perigosas, produtos frágeis, baterias, cargas de grandes dimensões ou produtos com requisitos especiais de exportação podem necessitar de procedimentos logísticos diferentes.
Durante quanto tempo é que os produtos podem permanecer num armazém na China?
As políticas de armazenamento variam consoante o fornecedor.
Alguns armazéns oferecem um determinado número de dias de armazenamento gratuito.
Outros podem começar a cobrar a partir da data de receção ou após o termo de um período estabelecido.
Por isso, é importante confirmar as condições e as tarifas de armazenamento antes de enviar os produtos para o armazém.
Quando devo pagar o transporte internacional?
O procedimento exato depende do prestador de serviços logísticos.
Do ponto de vista do cálculo do transporte, normalmente é possível obter um orçamento mais preciso após a receção, consolidação, embalagem, pesagem e medição da mercadoria.
Conclusão: utilize o seu armazém na China como um ponto de controlo da cadeia de abastecimento
Receber encomendas do 1688 num armazém na China pode simplificar consideravelmente as compras efetuadas junto de vários fornecedores chineses.
Em vez de considerar o armazém apenas como um endereço de entrega, é melhor utilizá-lo como um ponto de controlo na cadeia de abastecimento.
Um processo bem organizado deve interligar:
Compra em 1688 → Acompanhamento nacional → Recebimento no armazém → Inspeção → Resolução de problemas → Consolidação → Otimização da embalagem → Transporte internacional
O princípio mais importante é manter a visibilidade e o controlo em cada etapa.
Tens de saber exatamente o que cada fornecedor tem de enviar.
Regista cada número de acompanhamento nacional.
Confirme quais as mercadorias que chegaram efetivamente ao armazém.
Realize uma inspeção adequada, de acordo com o tipo e o nível de risco do produto.
Resolva quaisquer divergências antes do envio internacional.
Por fim, calcule os custos logísticos utilizando, sempre que possível, o peso e as dimensões reais após a conclusão da consolidação e da embalagem final.
Quando todo este processo está devidamente organizado, um armazém na China pode ajudar os compradores internacionais a gerir vários fornecedores da 1688 com maior controlo, reduzir envios internacionais desnecessários e detetar problemas na compra antes de a mercadoria sair da China.
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