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Guia para Principiantes: Como Comprar a Fornecedores Chineses

Comprar a fornecedores chineses permite às empresas aceder a uma grande variedade de produtos, opções flexíveis de fabrico, serviços de marca própria e custos de produção competitivos. No entanto, um aprovisionamento bem-sucedido requer muito mais do que encontrar o preço mais baixo no Alibaba, no 1688 ou noutra plataforma de fornecedores.

Um processo de compra seguro deve incluir a definição do produto, a verificação do fornecedor, a aprovação de amostras, o controlo de qualidade, o planeamento do pagamento, a coordenação logística e o cumprimento das normas de importação.

Os compradores que ignorarem estas etapas podem deparar-se com produtos de qualidade irregular, encargos inesperados, atrasos na entrega, problemas alfandegários ou mercadorias que não podem ser vendidas legalmente no mercado de destino.

Este guia para principiantes explica como comprar a fornecedores chineses de forma segura e sistemática, desde a definição inicial do produto até à receção da remessa final.

1. Define exatamente que produto queres comprar

O primeiro passo não é procurar fornecedores. Primeiro, deves definir claramente o produto de que precisas.

Um fornecedor não consegue apresentar um orçamento preciso quando o comprador se limita a perguntar:

“Quanto custa este produto?”

O preço depende dos materiais, dimensões, funcionalidades, embalagem, quantidade encomendada, certificações, personalização e condições de entrega.

Elabora uma ficha técnica do produto

Antes de contactar os fornecedores, prepare uma ficha técnica por escrito que inclua:

As fotografias e os produtos de referência podem ser úteis, mas não devem substituir as especificações escritas.

Por exemplo, solicitar uma “garrafa de água em aço inoxidável” é demasiado genérico. Uma especificação completa deve indicar a capacidade, o tipo de aço, a espessura das paredes, o material da tampa, a cor, o método de impressão do logótipo, a embalagem, o teste de estanqueidade e a quantidade do pedido.

Confirme os requisitos de importação antes de comprar

O mercado de destino pode impor normas relacionadas com:

O facto de um fornecedor poder fabricar um produto não significa automaticamente que este possa ser importado e vendido legalmente no teu país.

Em geral, cabe ao importador conhecer as normas aplicáveis no mercado de destino. Deve também declarar corretamente a mercadoria, o seu valor, a classificação pautal e os impostos correspondentes.

Antes de iniciar a produção, consulte a autoridade aduaneira, o organismo regulador do produto, um laboratório de ensaios ou um consultor especializado em conformidade normativa.

2. Defina um custo-alvo realista

Os compradores inexperientes tendem a concentrar-se apenas no preço unitário do fornecedor. No entanto, o valor mais importante é o custo total com entrega no destino.

Este custo representa o montante total necessário para levar um produto pronto a vender até ao teu armazém ou até ao cliente final.

O custo total pode incluir:

Um produto que custa 5 dólares na fábrica não terá necessariamente um custo final de 5 dólares após a importação.

Antes de solicitar orçamentos, determine:

  1. O preço-alvo de venda por grosso ou a retalho
  2. A margem bruta aceitável
  3. O custo máximo no destino
  4. O orçamento inicial disponível
  5. A rotação prevista do stock

Isto evita a escolha de produtos que parecem económicos, mas que deixam de ser rentáveis quando se incluem os custos de transporte, os impostos e o cumprimento da legislação.

3. Encontrar potenciais fornecedores na China

Os compradores podem encontrar fornecedores chineses através de diferentes canais.

Principais canais de abastecimento

Entre as opções mais comuns encontram-se:

As plataformas internacionais costumam ser mais fáceis para principiantes, porque, normalmente, dispõem de interfaces em inglês e de fornecedores orientados para a exportação.

As plataformas nacionais chinesas podem proporcionar acesso a mais fábricas, distribuidores e grossistas locais. No entanto, a comunicação, os pagamentos, a verificação do produto e a coordenação da exportação podem revelar-se mais complexos.

Não escolhas o primeiro fornecedor que responder. Cria uma lista de candidatos e compara várias opções.

¿Fábrica o Empresa Comercial?

Uma fábrica produz diretamente os artigos. Uma empresa comercial costuma comprar a um ou vários fabricantes e, posteriormente, revende ou exporta os produtos.

Nenhum modelo é, por si só, melhor do que o outro.

Uma fábrica pode oferecer:

Uma empresa comercial pode oferecer:

A escolha adequada dependerá do produto, da quantidade encomendada, do nível de personalização e da capacidade operacional do comprador.

4. Verifique o fornecedor antes de pagar

A verificação do fornecedor é uma das etapas mais importantes do processo de compras na China.

Um site profissional, um catálogo abrangente ou um perfil apelativo numa plataforma não são provas suficientes de que uma empresa seja de confiança.

Uma má escolha pode provocar prejuízos económicos, problemas legais, oportunidades perdidas e danos à reputação da sua empresa.

Lista Básica de Verificação do Fornecedor

Solicite ao fornecedor as seguintes informações:

Verifique se o nome da empresa corresponde ao seguinte:

Se os dados bancários forem alterados pouco antes do pagamento, confirme a alteração através de um canal de comunicação previamente verificado.

Solicite uma visita virtual à fábrica

Uma videochamada em direto pode ajudar-te a verificar se o fornecedor dispõe de:

A visita virtual é útil, mas não substitui uma auditoria independente.

No caso de encomendas de valor elevado, produtos tecnicamente complexos ou relações comerciais de longo prazo, considere a possibilidade de contratar uma auditoria presencial realizada por uma entidade terceira.

Sinais de aviso

Alguns sinais que requerem especial atenção são:

Um único indício nem sempre comprova a existência de fraude. No entanto, várias inconsistências justificam uma investigação mais aprofundada.

5. Envie um pedido de orçamento claro

Entre em contacto com os fornecedores pré-selecionados utilizando o mesmo pedido de cotação ou RFQ.

Isto facilita a comparação de preços e condições.

O pedido deve incluir:

Solicite a cada fornecedor as seguintes informações:

Não compare orçamentos antes de se certificar de que todos utilizam as mesmas especificações e condições de entrega.

Um preço mais baixo pode não incluir a embalagem, o transporte dentro da China, a documentação de exportação ou a personalização que outro fornecedor tenha incluído.

6. Compreenda os Incoterms

Os Incoterms determinam a forma como as responsabilidades, os custos e os riscos são repartidos entre o comprador e o vendedor numa transação internacional.

As regras Incoterms® 2020 incluem 11 termos comerciais que ajudam a definir aspetos como:

EXW

No termo EXW, o vendedor coloca a mercadoria à disposição do comprador no local acordado, normalmente na fábrica.

O comprador assume uma parte considerável da responsabilidade relacionada com a recolha, o transporte, a exportação e a importação.

Embora o EXW possa parecer económico, pode revelar-se complexo para um comprador internacional sem experiência.

FCA

No regime FCA, o vendedor entrega a mercadoria ao transportador ou no local acordado e trata das formalidades de exportação correspondentes.

Pode ser uma opção adequada quando o comprador controla o transporte internacional, mas precisa que o fornecedor trate da exportação a partir da China.

O local exato de entrega deve constar claramente na proposta e no contrato.

FOB

O termo FOB é utilizado no transporte marítimo ou por vias navegáveis interiores.

O vendedor entrega a mercadoria a bordo do navio designado pelo comprador no porto de partida acordado.

O risco é transferido quando a mercadoria se encontra a bordo do navio. Normalmente, o vendedor também se encarrega das formalidades de exportação.

O FOB não deve ser utilizado automaticamente para qualquer tipo de transporte.

DAP do DDP

Com a cláusula DAP, o vendedor transporta a mercadoria até ao destino acordado. No entanto, o desembaraço aduaneiro de importação, os impostos e outros encargos de entrada continuam normalmente a ser da responsabilidade do comprador.

Com o DDP, o vendedor assume um nível de responsabilidade muito maior, incluindo a entrega no destino e os trâmites de importação.

No entanto, o DDP pode não ser adequado quando o vendedor não pode agir legalmente como importador no país de destino.

O Incoterm deve incluir a regra, o local exato e a versão utilizada. Por exemplo:

FCA Armazém do fornecedor, Shenzhen, China, Incoterms® 2020

Os Incoterms não substituem um contrato completo. Não determinam automaticamente a qualidade, o momento do pagamento, a propriedade da mercadoria, os direitos de propriedade intelectual nem as soluções aplicáveis em caso de produtos com defeito.

7. Solicitar e avaliar amostras

Inspectora comprobando muestras, componentes y embalajes de productos en una fábrica china
Inspetora a verificar amostras, componentes e embalagens de produtos numa fábrica chinesa

Nunca aprove a produção em massa baseando-se apenas em fotografias fornecidas pelo fornecedor.

Uma amostra permite verificar se o fornecedor compreende as especificações e se é capaz de fabricar um produto aceitável.

O que deve verificar na amostra

Verifique:

Experimente o produto em condições reais de utilização.

Por exemplo, uma mala de viagem deve ser verificada em aspetos como:

Os produtos elétricos requerem ensaios técnicos e verificações normativas adicionais.

Criar uma Amostra de Referência Aprovada

Quando aprovar uma amostra, registe as suas características e transforme-a na amostra de referência oficial.

Grave:

O comprador e o fornecedor devem compreender que a produção em série tem de estar em conformidade com as especificações e com a amostra aprovada.

Guarde, pelo menos, uma amostra aprovada sob a sua responsabilidade.

8. Utilize uma Ordem de Compra ou um Contrato Detalhado

Uma breve conversa por mensagem não é suficiente para controlar uma produção.

A ordem de compra ou o contrato deve indicar:

No caso de produtos personalizados, deve indicar claramente quem é o proprietário de:

Os direitos de propriedade intelectual devem ser definidos antes de se partilharem informações confidenciais ou ficheiros de produção.

No caso de projetos de grande valor ou importância estratégica, é aconselhável consultar um advogado com experiência em direito comercial e propriedade intelectual na China.

9. Controla o risco de pagamento

Nenhum método de pagamento elimina completamente o risco.

O objetivo é estabelecer uma estrutura que permita ao fornecedor financiar a produção, mas que também permita ao comprador manter algum controlo até que a encomenda tenha sido concluída e inspecionada.

As opções podem incluir:

O método adequado dependerá de:

Antes de efetuar o pagamento:

  1. Verifique o nome do beneficiário.
  2. Verifique se a conta bancária pertence à empresa contratada.
  3. Confirme qualquer alteração na conta através de um segundo canal.
  4. Compare a fatura com o contrato.
  5. Guarde os comprovativos de pagamento.
  6. Não pagues o saldo só porque o fornecedor afirma que a produção está concluída.

Quando trabalhar pela primeira vez com um fornecedor, comece com uma encomenda de dimensão razoável, em vez de efetuar imediatamente uma compra demasiado grande.

10. Supervisiona a produção

Depois de pagar o depósito, não espere até à data de envio para voltar a contactar o fornecedor.

Solicite um calendário de produção com etapas como:

Solicite fotografias e vídeos com data. No entanto, tenha em atenção que o material enviado pelo fornecedor não constitui uma verificação independente de toda a encomenda.

No caso de produtos personalizados, aprove os detalhes importantes antes de concluir toda a produção.

Corrigir um problema nas fases iniciais costuma ser mais fácil do que fazê-lo depois de fabricar milhares de unidades.

11. Organize uma inspeção de qualidade

Inspector revisando componentes durante una inspección de calidad en una fábrica china
Inspetor a verificar componentes durante uma inspeção de qualidade numa fábrica chinesa

A inspeção deve ser planeada antes do início da produção, e não quando a mercadoria já estiver pronta para ser enviada.

Inspeção antes da produção

Permite verificar:

Inspeção durante a produção

É efetuado quando uma parte da encomenda já foi fabricada.

Permite detetar defeitos sistemáticos enquanto ainda é possível corrigi-los.

Inspeção antes do envio

Realiza-se quando a produção está praticamente concluída e a mercadoria está embalada ou preparada para ser embalada.

Normalmente verifica:

Supervisão do carregamento do contentor

Permite verificar:

Define antecipadamente as normas de inspeção

A lista de inspeção deve indicar:

Algumas inspeções utilizam sistemas de amostragem baseados em normas como a ISO 2859-1.

Uma inspeção por amostragem não garante que todas as unidades estejam isentas de defeitos. A sua função é proporcionar um método estruturado para determinar se um lote cumpre os critérios de aceitação acordados.

Não permitas que o fornecedor defina qual o nível de qualidade aceitável depois de os defeitos terem sido detetados.

12. Planeie o transporte antes de concluir a produção

Trabajadores procesando paquetes en un almacén de consolidación y envíos en China
Trabalhadores a processar encomendas num armazém de consolidação e envios na China

A logística internacional deve ser tida em conta desde as primeiras fases.

A embalagem, o tamanho das caixas, a classificação do produto, as pilhas, os líquidos, os ímanes e outros materiais podem afetar as opções de transporte.

Peça ao agente de carga ou ao prestador de serviços logísticos que confirme:

Transporte aéreo, marítimo, ferroviário ou por correio expresso

A opção adequada dependerá de:

O serviço de entregas expresso pode ser adequado para amostras e envios de pequenas dimensões.

O transporte aéreo pode revelar-se conveniente para mercadorias urgentes ou de maior valor.

O transporte marítimo costuma ser mais económico para encomendas de grande volume, embora implique prazos mais longos e procedimentos portuários mais complexos.

Não escolhas um plano apenas com base na tarifa principal. Verifica exatamente quais os serviços que estão incluídos e quais são cobrados à parte.

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Centro logístico preparando paquetes consolidados para envíos internacionales desde China
Centro logístico a preparar encomendas consolidadas para envios internacionais a partir da China

Os documentos habituais para uma transação comercial podem incluir:

As descrições devem ser precisas e específicas.

Evite termos vagos como:

Estes termos não devem ser utilizados quando não descrevem corretamente a mercadoria.

O comprador deve confirmar de forma independente a classificação pautal e o valor aduaneiro. Não é aconselhável basear-se exclusivamente nas informações fornecidas pelo fornecedor.

As autoridades aduaneiras podem:

Mesmo que recorra a um agente aduaneiro ou a um prestador de serviços logísticos, o importador continua a ter responsabilidades relacionadas com o cumprimento da legislação.

14. Comece com um pedido de teste

Um pedido de amostra permite avaliar toda a relação com o fornecedor, e não apenas o produto.

Utiliza-o para analisar:

O pedido deve ser comercialmente viável, mas suficientemente pequeno para que um eventual erro não ponha em risco todo o negócio.

Uma amostra aprovada não garante automaticamente que toda a produção esteja correta.

Da mesma forma, uma primeira encomenda bem-sucedida não elimina a necessidade de efetuar controlos nas encomendas futuras.

Exemplo ilustrativo: Importação de recipientes de cozinha de marca própria

Imaginemos que um comprador pretenda adquirir recipientes para armazenar alimentos com a sua própria marca.

Primeiro, elabore uma ficha técnica que especifique:

Posteriormente, solicita orçamentos comparáveis a quatro fornecedores.

Uma das cotações é muito mais económica, mas não inclui a embalagem comercial, os testes nem o transporte dentro da China.

Depois de verificar as informações das empresas, o comprador solicita amostras a dois fornecedores.

Uma amostra tem um aspeto apelativo, mas não cumpre o teste de estanqueidade acordado. A outra cumpre os requisitos funcionais, embora necessite de melhorias na embalagem.

O comprador aprova uma amostra revista, prepara uma ordem de compra detalhada e exige uma inspeção antes do envio.

Durante a inspeção, verifica-se que várias caixas têm etiquetas incorretas. O fornecedor substitui-as antes de enviar a mercadoria.

Este é um exemplo ilustrativo, mas demonstra um princípio importante: o preço unitário inicial mais baixo nem sempre representa a opção com menor risco ou menor custo total.

Erros comuns que os principiantes devem evitar

Evita os seguintes erros:

  1. Escolher um fornecedor apenas pelo preço mais baixo
  2. Comprar sem as especificações completas
  3. Confiar em certificados não verificados
  4. Ignorar as amostras
  5. Efetuar um pagamento para uma conta bancária não associada
  6. Iniciar a produção sem uma aprovação por escrito
  7. Não definir os critérios de qualidade
  8. Pagar o saldo total antes da inspeção
  9. Ignorar as dimensões da embalagem
  10. Partir do princípio de que o fornecedor controla as normas do país de destino
  11. Utilizar um Incoterm sem indicar o local exato
  12. Subestimar direitos aduaneiros, impostos e taxas no destino
  13. Comprar unidades a mais a um novo fornecedor
  14. Não proteger desenhos, marcas ou moldes
  15. Deixar o planeamento logístico para o fim

Lista de verificação antes de efetuar a encomenda

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Conclusão

Comprar a fornecedores chineses pode ser uma forma eficaz de desenvolver novos produtos, alargar as opções de abastecimento e construir uma cadeia de abastecimento escalável.

No entanto, os melhores resultados obtêm-se quando o processo é gerido como um projeto profissional de aprovisionamento e não como uma simples compra pela Internet.

Defina o produto com precisão. Compare os fornecedores utilizando mais critérios além do preço. Verifique as informações da empresa. Aprove as amostras. Indique os requisitos por escrito. Inspecione a mercadoria antes do envio. Confirme a conformidade normativa e a logística antes de concluir a produção.

Um processo meticuloso não consegue eliminar todos os riscos comerciais, mas permite identificar, controlar e resolver os problemas antes que se transformem em perdas dispendiosas.

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