O que fazer quando vários fornecedores do 1688 entregam as tuas encomendas em datas diferentes
Quando Vários fornecedores do 1688 entregam as tuas encomendas em datas diferentes, os compradores internacionais deparam-se com uma decisão importante: será melhor esperar até que todos os produtos cheguem, enviar primeiro a mercadoria disponível ou reorganizar todo o plano de consolidação?
Esta situação é muito comum quando se faz compras no 1688.
Um fornecedor pode ter produtos em stock e efetuar o envio em três dias. Outra fábrica pode demorar duas semanas a produzir a encomenda. Um terceiro fornecedor pode sofrer atrasos devido à embalagem, aos materiais, à personalização ou a problemas de qualidade.
A solução não consiste simplesmente em esperar pelo fornecedor mais lento.
Uma estratégia mais eficiente consiste em utilizar um armazém na China como ponto central de receção e controlo, acompanhar cada fornecedor separadamente, estabelecer um prazo para a consolidação e comparar o custo de esperar com o custo de dividir a remessa.
Neste guia, explicamos como gerir as diferentes datas de entrega dos fornecedores da 1688 sem perder o controlo do inventário, da qualidade, dos prazos de envio nem do custo total de compra.
Por que é que os fornecedores do 1688 entregam em datas diferentes?
Quando comprares produtos a vários fornecedores do 1688, não deves esperar que todas as encomendas cheguem ao armazém ao mesmo tempo.
Cada fornecedor trabalha com o seu próprio stock, capacidade de produção e calendário.
Os produtos em stock e os produtos por encomenda têm prazos de entrega diferentes
Alguns vendedores da 1688 têm produtos acabados em stock. Após o pagamento, só precisam de preparar, embalar e enviar a mercadoria.
Outros fornecedores iniciam a produção após receberem a encomenda.
O prazo pode incluir:
- Preparação das matérias-primas
- Programação da produção
- Fabrico
- Impressão ou personalização
- Montagem
- Controlo de qualidade
- Embalagem
- Transporte nacional na China
Por esse motivo, mesmo que faças cinco encomendas no mesmo dia, estas podem chegar ao armazém na China em datas completamente diferentes.
A localização do fornecedor também influencia a data de chegada
Os teus fornecedores podem estar localizados em diferentes zonas industriais da China.
Por exemplo, uma encomenda pode partir de Guangdong, outra de Zhejiang e outra de Jiangsu.
Por isso, a data de conclusão da produção não é necessariamente a mesma que a data de receção no armazém.
Para planear uma consolidação, uma das datas mais importantes que deve ter em conta é a data efetiva de receção da mercadoria no armazém.
Utiliza um armazém na China como ponto central de receção
Quando vários fornecedores têm prazos de entrega diferentes, pedir a cada um deles que envie diretamente para o estrangeiro pode aumentar consideravelmente a complexidade.
Uma estrutura mais controlada seria:
Fornecedor 1688 A → Armazém na China
Fornecedor 1688 B → Armazém na China
Fornecedor 1688 C → Armazém na China
Fornecedor 1688 D → Armazém na China
↓
Recepção e verificação
↓
Inspeção
↓
Consolidação
↓
Envio internacional
O armazém funciona como um ponto de controlo temporário entre a compra e o transporte internacional.
Em vez de pedir a cada fornecedor que organize o envio internacional de forma independente, todos podem enviar a mercadoria por transporte nacional para um único armazém na China.
Crie uma ficha de acompanhamento geral antes da chegada da mercadoria
Um dos erros mais frequentes ao comprar a vários fornecedores é esperar que as encomendas cheguem para começar a organizar a informação.
O recomendável é criar uma folha geral de compras e receção antes de os fornecedores enviarem os produtos.
Informações que deve registar
Para cada fornecedor, registe:
- Nome do fornecedor
- Número de pedido de 1688
- Nome do produto
- Referência ou modelo
- Quantidade comprada
- Número estimado de caixas
- Data prevista para o fim da produção
- Número de acompanhamento nacional
- Data prevista de chegada ao armazém
- Data real de chegada ao armazém
- Quantidade recebida
- Estado da inspeção
- Estado da embalagem
- Estado final da encomenda
Isto é especialmente importante quando se trabalha com 5, 10 ou até 20 fornecedores diferentes.
Sem um sistema organizado, as caixas de diferentes vendedores podem tornar-se difíceis de identificar assim que chegam ao mesmo armazém.
Forneça instruções claras sobre a entrega a cada fornecedor
Não basta enviar a morada do armazém.
Cada envio deve conter informações suficientes para que o pessoal possa identificar o comprador, o fornecedor e a encomenda correspondente.
Utilize uma referência clara para cada receção
Por exemplo:
Cliente: ABC Import
Fornecedor: S03
PO: PO-2026-018
Referência: LED-12W-WH
Isto permite garantir a rastreabilidade da mercadoria.
Mesmo que várias caixas semelhantes cheguem no mesmo dia, o pessoal do armazém poderá identificar a que fornecedor e a que encomenda pertence cada remessa.
Solicite os números de acompanhamento nacionais
Solicite a cada fornecedor o número de acompanhamento do transporte dentro da China após a realização do envio.
Também deves ter atenção quando um fornecedor divide uma encomenda em várias embalagens.
Por exemplo:
O Fornecedor B pode afirmar que a encomenda já foi enviada, mas, na realidade, esta pode estar dividida em:
- N.º de acompanhamento 1: 5 caixas
- N.º de rastreio 2: 4 caixas
- N.º de acompanhamento 3: 3 caixas
Receber uma dessas remessas não significa necessariamente que a encomenda completa tenha chegado.
Registe separadamente a mercadoria de cada fornecedor à medida que for chegando
A chegada da mercadoria ao armazém não deveria significar automaticamente:
Encomenda concluída.
O processo de receção deve, em primeiro lugar, dar resposta a várias questões.
Que mercadoria chegou realmente?
Compare:
Ordem de compra
↓
Lista de embalagem do fornecedor
↓
Registo de receção do armazém
Verifica se as informações coincidem.
Por exemplo:
Quantidade comprada: 1 000 unidades
Lista de embalagem do fornecedor: 1 000 unidades
Recepção do armazém: 10 caixas
No entanto, o facto de se receberem 10 caixas não demonstra, por si só, que haja exatamente 1 000 unidades no seu interior.
Se for importante verificar a quantidade exata, será necessário estabelecer previamente um procedimento adequado de contagem ou inspeção.
Verifique o estado visível da embalagem
Durante a receção, o armazém também pode detetar problemas evidentes, tais como:
- Caixas amassadas
- Caixas molhadas
- Embalagens danificadas
- Etiquetas em falta
- Marcações incorretas nas caixas
- Embalagens abertas
- Danos visíveis durante o transporte
O ideal é registar estes problemas antes de agrupar a mercadoria proveniente de diferentes fornecedores.
Receber mercadoria no armazém não é o mesmo que realizar uma inspeção de qualidade
Esta diferença é muito importante.
O armazém pode confirmar:
Chegaram 12 caixas.
Mas isso não significa automaticamente que:
Todos os produtos contidos nas caixas cumprem as especificações de compra.
Uma inspeção de produtos pode incluir a verificação do seguinte:
- Quantidade
- Modelo
- Cor
- Dimensões
- Materiais
- Acabamento
- Funcionamento
- Acessórios
- Impressão
- Etiquetas
- Embalagem
- Especificações elétricas
No caso dos produtos elétricos, também pode ser necessário verificar a tensão, a frequência, o tipo de ficha, a potência nominal e outras especificações acordadas.
Os critérios de inspeção devem ser definidos em função do produto, do mercado de destino e dos requisitos de compra.
Será que vale a pena esperar até que todos os fornecedores cheguem?
Esta costuma ser a decisão mais importante.
Não existe uma resposta universal.
Deve comparar as vantagens de agrupar toda a mercadoria com o custo de esperar.
Pode fazer sentido esperar quando as datas de entrega estão próximas
Suponhamos que trabalha com cinco fornecedores.
| Forecnedor | Chegada ao armazém |
|---|---|
| Fornecedor A | 3 de outubro |
| Fornecedor B | 5 de outubro |
| Fornecedor C | 7 de outubro |
| Fornecedor D | 8 de outubro |
| Fornecedor E | 10 de outubro |
Neste caso, pode ser razoável esperar pelos cinco fornecedores.
A diferença entre a primeira e a última entrega é de apenas sete dias.
Após receber o Fornecedor E, o armazém pode preparar toda a mercadoria para inspeção, reembalagem, medição e transporte internacional.
Esperar pode não ser conveniente quando um fornecedor tem um atraso significativo
Agora, imaginemos outra situação:
| Forecnedor | Chegada ao armazém |
|---|---|
| Fornecedor A | 3 de outubro |
| Fornecedor B | 5 de outubro |
| Fornecedor C | 6 de outubro |
| Fornecedor D | 8 de outubro |
| Fornecedor E | 15 de novembro |
A situação muda completamente.
Manter quatro encomendas concluídas há mais de um mês apenas para aguardar o Fornecedor E pode acarretar custos adicionais e riscos comerciais.
Agora devias comparar duas opções.
Opção A
Aguardar o Fornecedor E e enviar toda a mercadoria de uma só vez.
Opção B
Enviar primeiro os produtos dos fornecedores A, B, C e D e, posteriormente, os do fornecedor E.
A melhor decisão dependerá do custo total da encomenda.
Calcule o custo real de esperar
Os compradores costumam concentrar-se exclusivamente no custo do transporte internacional.
No entanto, esperar também tem um custo.
Os possíveis custos de esperar incluem
- Armazenamento
- Atraso no inventário
- Perda de oportunidades de venda
- Risco relacionado com produtos sazonais
- Atrasos nas entregas aos clientes
- Capital imobilizado em existências
- Perda de partidas programadas
- Manipulação adicional no armazém
Imagina que já tens mercadoria no valor de 20 000 USD armazenada na China.
Um pequeno fornecedor, cuja encomenda ascende a apenas 800 dólares, anuncia um atraso de 35 dias.
A espera por essa encomenda de 800 dólares pode atrasar a comercialização de toda a remessa de 20 000 dólares.
Nesta situação, a alternativa com o frete mais barato não implica necessariamente o menor custo total para a empresa.
Estabelece um prazo para a consolidação
Em vez de esperar indefinidamente, define um prazo limite de consolidação.
Por exemplo:
Prazo limite para receção no armazém: 20 de outubro
Toda a mercadoria aprovada que chegar antes de 20 de outubro será incluída no Envio 1.
Os produtos que chegarem posteriormente poderão:
- Incluir na Remessa 2
- Enviar separadamente
- Esperar até ao próximo ciclo de compras
Isto estabelece uma regra clara para a tomada de decisões.
Além disso, evita que um único fornecedor lento controle o calendário de envios de todos os outros.
Solicite um calendário atualizado ao fornecedor que está atrasado
Quando um fornecedor se atrasa, não aceites respostas vagas como:
“Em breve.”
“Na próxima semana.”
“A produção está quase concluída.”
Peça informações concretas.
Perguntas que deve fazer ao fornecedor
- A produção está mesmo concluída?
- Que percentagem da encomenda está concluída?
- A embalagem já está pronta?
- Falta alguma matéria-prima ou componente?
- Quando é que a inspeção pode ser realizada?
- Qual é a data prevista para o envio?
- Quantas caixas serão enviadas?
- É possível entregar primeiro uma parte da encomenda?
Isto permite distinguir entre um pequeno atraso operacional e um problema grave de produção.
Considera-se que uma entrega parcial do fornecedor está atrasada
Em alguns casos, o fornecedor não precisa de atrasar toda a encomenda.
Suponhamos que compraste 2 000 unidades.
O fornecedor já concluiu 1 600 unidades, enquanto as restantes 400 estão à espera de um componente.
Podes avaliar se é conveniente enviar primeiro as 1 600 unidades concluídas para o armazém.
As 400 unidades restantes poderão ser incluídas numa remessa posterior.
No entanto, as entregas parciais devem ser cuidadosamente documentadas para evitar confusões quanto às quantidades pendentes.
Não consolides produtos com problemas de qualidade por resolver
Outro erro frequente consiste em misturar todos os produtos imediatamente após os receber.
Suponhamos que:
Fornecedor A: Aprovado
Fornecedor B: Aprovado
Fornecedor C: Cor incorreta
Fornecedor D: Faltam unidades
Fornecedor E: A aguardar inspeção
Não devias considerar os cinco pedidos como:
Prontos para consolidar.
Um sistema de estados mais adequado seria:
Recebido → Revisto → Aprovado → Pronto para consolidação
Os produtos com problemas podem ser classificados como:
Recebido → Problema detetado → Em espera
Isto garante a rastreabilidade e reduz o risco de exportar acidentalmente produtos com defeito ou incorretos.
Reembale depois de decidir quais os produtos que serão enviados
As embalagens utilizadas pelos fornecedores da 1688 são, normalmente, concebidas principalmente para o transporte nacional na China e não necessariamente para o envio internacional final.
Depois de decidir quais os produtos a incluir na remessa, o armazém pode avaliar se é necessário proceder a uma reembalagem.
Entre as possíveis ações contam-se:
- Retirar sacos de correio desnecessários
- Substituir caixas danificadas
- Reforçar caixas para exportação
- Adicionar materiais de proteção
- Agrupar pacotes pequenos
- Separar mercadorias frágeis
- Adicionar marcas de envio
- Paletizar sempre que for conveniente
No entanto, a redução do volume da embalagem nunca deve comprometer a proteção do produto.
No caso de produtos frágeis, como vidro, iluminação, cerâmica, televisores ou outras mercadorias sensíveis, a proteção pode ser mais importante do que reduzir cada centímetro cúbico de volume.
Meça a mercadoria após a consolidação final
Não te baseies apenas nas dimensões fornecidas originalmente por cada vendedor do 1688.
Depois de consolidar a mercadoria e concluir qualquer reembalagem necessária, solicite os dados finais da carga.
Devias saber que:
- Número final de caixas
- Peso bruto
- Dimensões das caixas
- Volume total
- Dimensões das paletes, se aplicável
O cálculo básico do volume é:
Comprimento × Largura × Altura × Número de caixas = CBM total
As medidas finais permitem solicitar um orçamento de transporte internacional muito mais preciso.
Escolha o método de transporte de acordo com a carga final
As diferentes datas de entrega dos fornecedores também podem alterar a sua estratégia logística.
Se apenas uma parte dos produtos estiver pronta, o volume da primeira remessa poderá ser relativamente pequeno.
Quando todos os fornecedores chegarem, o volume total poderá ser consideravelmente maior.
Dependendo do destino, das características da mercadoria, da urgência e do volume total, pode avaliar alternativas como:
- Entrega expresso
- Transporte aéreo
- Transporte marítimo
- LCL
- FCL
No transporte marítimo, a escolha entre LCL e FCL deve basear-se em cotações reais e no custo logístico total, e não apenas num limite universal de CBM.
Para encomendas que ainda não atingem o volume necessário para um contentor completo, o transporte LCL permite enviar quantidades mais pequenas, partilhando espaço num contentor. Pode consultar esta guia oficial da Maersk sobre transporte LCL para compreender melhor como funciona a consolidação de cargas e em que situações pode ser uma alternativa ao FCL.
As tarifas, os custos de origem, os custos de destino, as rotas e a disponibilidade de contentores podem alterar o resultado.
Caso prático: sete fornecedores da 1688 com datas de entrega diferentes
Imaginemos um importador latino-americano que compra produtos a sete fornecedores do 1688.
O comprador adquire:
- Produtos de iluminação
- Loja de ferragens
- Acessórios de cozinha
- Produtos para animais de estimação
- Bolsos
- Acessórios para automóveis
- Pequenos equipamentos de ventilação
Seis fornecedores entregam os seus produtos num prazo de 12 dias.
O sétimo fornecedor tem um problema de produção e precisa de mais 30 dias.
Os seis primeiros fornecedores representam aproximadamente 90 % do valor total da mercadoria e a maior parte do volume da remessa.
Opção 1: esperar pelo Fornecedor 7
Vantagens:
- Um único envio internacional
- Um único processo de consolidação
- Possível simplificação do processo de receção no destino
Desvantagens:
- Maior tempo de armazenamento
- Atraso de 30 dias no inventário
- Possíveis vendas perdidas
- Risco de novos atrasos por parte do fornecedor
Opção 2: enviar primeiro os produtos dos Fornecedores 1 a 6
Vantagens:
- O inventário começa a circular mais cedo
- A maioria dos produtos pode chegar mais cedo ao mercado
- O fornecedor com atrasos não controla todo o projeto
Desvantagens:
- Duas remessas internacionais
- Manipulação ou documentação adicional
- Possível aumento do custo total do transporte
Qual é a melhor decisão?
O comprador deve comparar:
Custo adicional de efetuar dois envios
em frente a
Custo comercial de adiar a entrega da mercadoria de 90 % por mais 30 dias
Este é o princípio fundamental.
O objetivo da consolidação não consiste simplesmente em efetuar o menor número possível de envios.
O objetivo é encontrar o melhor equilíbrio entre:
Custo de aquisição + Armazenamento + Logística + Prazo de entrega + Risco de inventário
Fluxo recomendado para gerir entregas de vários fornecedores do 1688
Um processo prático poderia ser:
Fazer encomendas a vários fornecedores do 1688
↓
Criar uma lista geral de compras
↓
Atribuir referências de fornecedor, ordem de compra e SKU
↓
Recolher números de acompanhamento a nível nacional
↓
Receber a mercadoria num armazém na China
↓
Registar cada fornecedor separadamente
↓
Verificar a quantidade e o estado da embalagem
↓
Efetuar a inspeção necessária
↓
Separar os produtos aprovados dos produtos com problemas
↓
Acompanhar os fornecedores pendentes
↓
Definir um prazo para a consolidação
↓
Decidir: esperar ou dividir o envio
↓
Reembalar e proteger a mercadoria
↓
Medir o peso e o CBM finais
↓
Comparar opções de transporte
↓
Consolidar a mercadoria aprovada
↓
Efetuar o envio internacional
Este processo oferece ao comprador muito mais controlo do que simplesmente pedir a todos os fornecedores que “enviem a mercadoria para o armazém”.
Erros comuns que deves evitar
1. Esperar sem estabelecer um prazo
Não permitas que um único fornecedor atrase indefinidamente toda a remessa.
Estabeleça um prazo.
2. Misturar a mercadoria antes de a verificar
Mantenha a rastreabilidade de cada fornecedor e SKU até confirmar as quantidades e o estado dos produtos.
3. Partir do princípio de que “entregue” significa “correto”
A receção no armazém confirma apenas a chegada da mercadoria, a menos que tenha sido especificamente contratada uma verificação adicional.
4. Calcular os custos de transporte apenas com base nas estimativas do fornecedor
Sempre que possível, utiliza as medidas finais obtidas no armazém após a consolidação e o reembalamento.
5. Ter em conta apenas o custo do transporte
Uma remessa aparentemente mais barata que atrasa o inventário por 40 dias pode acabar por sair mais cara do ponto de vista comercial.
6. Ignorar as condições de armazenamento
Cada armazém pode ter políticas e tarifas de armazenamento diferentes.
Confirme a partir de quando começam a ser cobrados os encargos e se o facto de esperar por fornecedores em atraso irá gerar custos adicionais.
7. Enviar produtos com problemas juntamente com produtos aprovados
Os produtos com faltas, defeitos, especificações incorretas ou problemas de embalagem devem permanecer claramente separados até que seja tomada uma decisão.
Como é que um agente de compras e consolidação na China pode ajudá-lo?
A gestão de vários fornecedores da 1688 torna-se mais complexa à medida que aumenta o número de produtos, SKUs e fábricas envolvidas.
Um serviço de compras e consolidação na China pode ajudar a coordenar:
- Comunicação com os fornecedores
- Compras
- Acompanhamento do transporte nacional
- Recepção no armazém
- Gestão de SKU
- Verificação das quantidades
- Inspeção de produtos
- Resolução de problemas
- Armazenamento temporário
- Reembalagem
- Consolidação
- Medição final da carga
- Preparação para o transporte internacional
Para um comprador internacional, uma das principais vantagens é dispor de um único ponto de coordenação na China, em vez de ter de gerir separadamente cada fornecedor, armazém, empresa de inspeção e operador logístico.
Conclusão
Quando Vários fornecedores do 1688 entregam as tuas encomendas em datas diferentes, a melhor solução não consiste automaticamente em esperar até que chegue o último fornecedor.
Em primeiro lugar, recorra a um ponto de receção controlado na China.
Registe separadamente cada fornecedor, ordem de compra, SKU, envio nacional, data de chegada ao armazém e resultado da inspeção.
Em seguida, estabeleça um prazo limite para a consolidação.
Se os fornecedores pendentes puderem efetuar a entrega em poucos dias, pode fazer sentido esperar. Mas se uma encomenda pequena vier a atrasar a maior parte do seu stock por várias semanas, dividir o envio pode ser uma decisão mais eficiente.
Acima de tudo, não tome a decisão baseando-se apenas no preço do transporte.
Analise o custo total:
Custo do produto + Transporte nacional + Inspeção + Armazenamento + Transporte internacional + Prazo de entrega + Risco de stock
Uma boa consolidação não consiste simplesmente em colocar caixas de diferentes fornecedores numa única remessa.
Consiste em coordenar vários fornecedores, diferentes datas de entrega, controlo de qualidade, embalagem, inventário e transporte internacional para manter sob controlo todo o processo de compra na China.
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