Quando os produtos chegam a um armazém na China antes de os agrupar, receber as caixas é apenas o começo.
Para os compradores internacionais que adquirem produtos na 1688, diretamente junto de fábricas chinesas ou de vários fornecedores em simultâneo, o armazém pode tornar-se um ponto de controlo importante entre a compra e o envio internacional.
Antes de agrupar os produtos de diferentes fornecedores numa única remessa, é aconselhável confirmar quais as mercadorias que chegaram efetivamente, detetar faltas ou caixas danificadas, verificar os SKU e as quantidades sempre que necessário, inspecionar a embalagem, separar os produtos com problemas e registar as informações necessárias para preparar a remessa final.
Este processo reveste-se de especial importância quando 5, 10 ou mesmo mais fornecedores enviam produtos para o mesmo armazém.
Depois de as diferentes encomendas serem reembaladas e agrupadas, pode tornar-se muito mais difícil determinar a que fornecedor pertencia originalmente cada produto, caso não exista um sistema adequado de rastreabilidade.
O princípio básico é simples:
Receber → Identificar → Contar → Verificar → Inspecionar → Separar os itens com problemas → Aprovar → Reembalar → Medir → Consolidar → Enviar
Neste guia, explicamos o que os importadores devem verificar antes de autorizar que os seus produtos entrem na fase final do processo de consolidação.
Por que razão é que se deve verificar os produtos antes de os agrupar?
A consolidação permite combinar produtos de diferentes fornecedores em menos caixas, paletes ou numa única remessa internacional.
Pode ajudar a eliminar embalagens desnecessárias, a organizar melhor a carga e a melhorar a eficiência do transporte internacional.
No entanto, a consolidação também altera a estrutura física das remessas originais dos fornecedores.
Por exemplo:
- O fornecedor A envia 8 caixas.
- O fornecedor B envia 12 caixas.
- O fornecedor C envia 5 caixas.
- O fornecedor D envia 15 caixas.
O armazém recebe um total de 40 caixas.
Após a inspeção e o reembalamento, toda a mercadoria poderia ficar organizada em apenas 28 caixas de exportação.
Nessa altura, a relação original entre fornecedor → caixa → SKU pode deixar de ser evidente se o armazém não tiver mantido registos adequados.
Por isso, o ideal é identificar as discrepâncias antes da consolidação.
Um bom processo de receção deve dar resposta a várias questões:
- Qual foi o fornecedor que enviou a mercadoria?
- A que ordem de compra pertence?
- Quantas caixas chegaram?
- Que SKU contém cada envio?
- A quantidade corresponde à encomenda?
- As caixas apresentam danos?
- Os produtos recebidos parecem estar corretos?
- É necessária uma inspeção de qualidade mais detalhada?
- É possível empacotar os produtos de forma segura?
- Existe algum problema pendente que exija a intervenção do fornecedor?
Só depois de resolver estas questões é que se deverá dar início à consolidação final.
1. Identificar o fornecedor e a ordem de compra
O primeiro passo consiste em identificar claramente cada remessa recebida.
Pode parecer simples, mas torna-se mais complexo quando vários fornecedores entregam mercadoria no mesmo armazém num curto espaço de tempo.
Registar cada envio recebido
Idealmente, o armazém deveria associar cada entrega a informações como:
- Nome do fornecedor
- Número da ordem de compra ou PO
- Referência do comprador
- Nome do produto
- SKU
- Número de acompanhamento do transporte nacional
- Número de caixas
- Quantidade prevista
- Data de receção
- Lista de embalagem
- Marcas nas caixas
O objetivo é garantir a rastreabilidade.
Mesmo os pequenos importadores que não utilizam um sistema avançado de gestão de armazéns podem aplicar este princípio através de números internos de ordem de compra, SKU, fornecedor e caixa.
Não depender exclusivamente da descrição do fornecedor
Diferentes fornecedores podem descrever produtos semelhantes de formas diferentes.
Por exemplo:
Fornecedor A: Lâmpada LED branca de 12 W
Fornecedor B: Lâmpada de 12 watts
SKU do comprador: LED-12W-WH
Para controlar o inventário no armazém, normalmente é mais útil utilizar um SKU fixo definido pelo comprador do que depender apenas de descrições informais.
Isto é especialmente importante quando vários produtos têm um aspeto praticamente idêntico.
2. Comparar as caixas previstas com as caixas efetivamente recebidas
Antes de abrir as caixas ou de as transportar para a zona de consolidação, é necessário contar as unidades recebidas.
Em seguida, a quantidade física é comparada com a lista de embalagem do fornecedor e com os registos de compra.
Por exemplo:
| Envio | Esperado | Recebido | Estado |
|---|---|---|---|
| Fornecedor A | 10 caixas | 10 caixas | Correto |
| Fornecedor B | 15 caixas | 13 caixas | Revisar |
| Fornecedor C | 8 caixas | 8 caixas | Correto |
| Fornecedor D | 12 caixas | 12 caixas | Correto |
Se o Fornecedor B devesse entregar 15 caixas, mas apenas chegaram 13, o armazém não deveria partir imediatamente do princípio de que as outras duas se perderam definitivamente.
Existem várias possibilidades:
- O fornecedor efetuou várias remessas.
- Uma segunda remessa ainda está a caminho.
- A empresa de transportes separou a mercadoria.
- O fornecedor elaborou a lista de embalagem de forma incorreta.
- Duas caixas perderam-se mesmo.
O importante é detetar e registar imediatamente a diferença.
3. Verificar o estado exterior de todas as caixas
Antes de abrir as embalagens, é aconselhável verificar o seu estado exterior.
Isto permite documentar as condições em que a mercadoria chegou ao armazém.
Verificar se existem danos visíveis
O pessoal do armazém deve ter em atenção o seguinte:
- Cantos amassados
- Caixas de cartão rasgadas
- Buracos
- Danos causados pela água
- Caixas molhadas
- Fitas de aço partidas
- Caixas abertas
- Paletes danificadas
- Filme extensível a granel
- Deformações significativas
- Sinais de abertura durante o transporte
Quando uma caixa apresenta danos significativos, é aconselhável tirar fotografias antes de a mover ou reembalar, sempre que possível.
Isto poderá ajudar posteriormente a determinar se os danos ocorreram provavelmente durante o transporte nacional ou noutra fase logística.
Uma caixa danificada nem sempre significa que o produto está danificado
Uma caixa exterior danificada pode conter produtos em perfeito estado.
Ao mesmo tempo, uma embalagem exterior aparentemente intacta também não garante que os produtos no seu interior estejam isentos de defeitos.
Esta diferença é importante:
Verificar a embalagem não é o mesmo que realizar uma inspeção de qualidade do produto.
4. Verificar as marcações nas caixas, etiquetas e SKU
Antes de proceder à consolidação, é necessário verificar se a identificação física da mercadoria corresponde aos registos da encomenda.
É aconselhável verificar informações como:
- Número de PO
- SKU
- Modelo
- Cor
- Tamanho
- Quantidade por caixa
- Referência do fornecedor
- Número de caixa
- Código de barras, quando aplicável
Este passo reveste-se de especial importância quando se consolidam SKUs muito semelhantes.
Por exemplo:
LED-10W-WH
LED-12W-WH
LED-15W-WH
LED-18W-WH
As caixas podem ter praticamente o mesmo aspeto.
Se, durante o reembalamento, as etiquetas originais forem removidas sem se estabelecer uma nova relação entre cada SKU e a nova caixa, a rastreabilidade do inventário pode facilmente perder-se.
O que fazer se faltar uma etiqueta?
Não é preciso adivinhar.
A caixa em questão deve ser mantida em espera até que seja possível confirmar a sua identidade através do fornecedor, da lista de embalagem, de uma verificação do produto ou de outros registos fiáveis.
É muito mais seguro do que atribuir um SKU com base apenas na aparência.
Para garantir a rastreabilidade durante a receção e a consolidação, os normas da GS1 permitem identificar unidades logísticas e associar a sua movimentação física à informação correspondente através de sistemas de identificação e códigos de barras.
5. Verificar a quantidade de produtos sempre que necessário
Contar caixas não é o mesmo que contar unidades.
Imaginemos que a lista de embalagem indique:
20 caixas × 50 unidades = 1 000 unidades
Receber 20 caixas confirma a quantidade de caixas.
Mas isso não prova automaticamente que haja exatamente 1 000 unidades lá dentro.
O nível adequado de verificação depende do tipo de produto, do valor da encomenda, do historial do fornecedor e do serviço de armazém contratado.
Diferentes níveis de verificação de quantidades
Um armazém pode realizar:
Nível 1 — Contagem de caixas
Confirme apenas quantas caixas chegaram.
Nível 2 — Contagem de caixas por amostragem
Abrir determinadas caixas e verificar o número de unidades.
Nível 3 — Verificação das quantidades por SKU
Contar os produtos por SKU ou variante.
Nível 4 — Contagem até 100 %
Contar todas as unidades.
Os produtos de maior valor, as encomendas com muitos SKU, os fornecedores com histórico de faltas ou as encomendas de pequenas quantidades podem justificar controlos mais detalhados.
O âmbito da revisão deve ser acordado previamente e não deve ser dado como certo.
6. Confirmar se chegaram os produtos e as variantes corretas
A quantidade não é suficiente.
É possível receber o número correto de unidades, mas uma versão errada do produto.
Entre os erros mais comuns encontram-se:
- Cor incorreta
- Tamanho incorreto
- Modelo incorreto
- Material incorreto
- Tensão incorreta
- Ficha incorreta
- Logótipo incorreto
- Embalagem incorreta
- Acessórios incorretos
- SKUs misturados
Para os compradores internacionais, alguns erros nas especificações podem causar prejuízos significativos.
Por exemplo, um importador que compra eletrodomésticos para um mercado de 110–120 V / 60 Hz não deveria descobrir, após o envio internacional, que o fornecedor fabricou os produtos com uma configuração elétrica diferente.
Por isso, as especificações críticas devem ser claramente definidas na ficha de compra antes de se efetuar a encomenda e verificadas na fase de inspeção correspondente.
7. Distinguir a receção no armazém da inspeção de qualidade
Esta é uma das diferenças mais importantes para um importador.
Receber mercadoria no armazém não significa, automaticamente, realizar uma inspeção completa do produto.
Uma revisão básica de receção concentra-se normalmente em questões como:
- A mercadoria já chegou?
- Quantas caixas chegaram?
- Qual foi o fornecedor que a enviou?
- É possível identificar corretamente a encomenda?
- Existem danos visíveis nas caixas?
Uma inspeção de qualidade do produto vai muito além disso.
Dependendo do produto, pode incluir:
- Dimensões
- Materiais
- Cor
- Acabamento
- Funcionamento
- Impressão
- Acessórios
- Montagem
- Especificações elétricas
- Requisitos de embalagem
- Defeitos específicos do produto
Nas inspeções de aceitação por amostragem, podem ser utilizados planos baseados no AQL, desde que sejam adequados ao produto e ao acordo de inspeção.
Isto não significa que cada receção de mercadoria num armazém necessite de uma inspeção AQL.
Isto significa que o comprador deve decidir separadamente se necessita de uma simples verificação de receção, de uma inspeção por amostragem, de uma inspeção baseada no AQL, de ensaios funcionais específicos ou de uma inspeção a 100 % %.
8. Comparar os produtos com as especificações ou amostras aprovadas
Quando é necessária uma inspeção, o inspetor precisa de uma referência clara.
Dizer simplesmente ao armazém para «verificar a qualidade» é demasiado ambíguo.
Uma ficha de inspeção útil pode incluir:
- Fotografias do produto
- Informações sobre a amostra aprovada
- Dimensões e tolerâncias
- Material
- Cor
- Peso
- Posição do logótipo
- Requisitos de impressão
- Acessórios
- Embalagem
- Requisitos funcionais
- Definição de defeitos
Suponhamos que um comprador encomende 500 malas.
O armazém recebe as 500 unidades.
A quantidade está correta.
No entanto, durante a inspeção, verifica-se que o logótipo está impresso 15 mm abaixo da posição aprovada.
A decisão sobre se este problema é aceitável dependerá das especificações previamente definidas pelo comprador.
A qualidade não pode ser controlada de forma consistente se não existirem especificações mensuráveis.
9. Verificar a embalagem interior e exterior
Os produtos podem estar em boas condições e, mesmo assim, ter uma embalagem inadequada para o transporte internacional.
Antes de empacotar, é necessário verificar a embalagem de acordo com o risco de cada produto.
Os controlos podem incluir:
- Material de proteção interior
- Embalagem individual
- Resistência das caixas
- Separadores
- Proteção de espuma
- Protetores de cantos
- Proteção contra a humidade
- Selado
- Estado das paletes
- Enrolado
- Orientação do produto
Os produtos frágeis, como vidro, candeeiros, cerâmica, televisores e determinados eletrodomésticos, requerem um tratamento diferente do dos produtos resistentes, como peças metálicas ou artigos de plástico.
Evitar combinações de carga incompatíveis
Uma caixa pesada não deve ser colocada numa posição em que possa esmagar caixas leves ou produtos frágeis.
Da mesma forma, os produtos que requerem um manuseamento especial devem ser identificados antes de serem misturados com o resto da mercadoria.
Por isso, o planeamento da consolidação não deve ter em conta apenas o espaço disponível.
Deve também ter em conta as características dos produtos e as suas necessidades de proteção.
10. Manter em HOLD os produtos com problemas
Um dos maiores erros num armazém consiste em permitir que produtos com problemas pendentes entrem diretamente na zona normal de consolidação.
Um sistema simples de estados pode evitar isso.
Por exemplo:
RECEBIDO / RECIBIDO
A mercadoria chegou, mas a verificação ainda não foi concluída.
APROVADO / APROVADO
As verificações necessárias foram concluídas.
HOLD / EM ESPERA
Existe uma discrepância que deve ser investigada.
REELABORAÇÃO / RETRABALHO
O fornecedor ou o armazém deve resolver algum problema.
DANIFICADO / DAÑADO
A mercadoria não pode ser incluída no processo normal de consolidação até que seja tomada uma decisão.
PRONTO PARA CONSOLIDAÇÃO / LISTO PARA CONSOLIDAR
Todas as verificações necessárias foram concluídas.
Desta forma, cria-se uma separação clara, tanto física como documental, entre os produtos aprovados e aqueles que ainda apresentam problemas por resolver.
11. Resolver os problemas enquanto os produtos ainda se encontram na China
Detetar um problema num armazém na China costuma ser, do ponto de vista operacional, mais fácil de gerir do que descobri-lo depois de a mercadoria ter chegado ao país de destino.
Dependendo do problema e do acordo comercial, algumas soluções possíveis são:
- Solicitar ao fornecedor que reponha as unidades em falta.
- Devolver produtos errados.
- Solicitar retrabalho.
- Substituir as embalagens danificadas.
- Corrigir etiquetas.
- Adicionar os acessórios que faltam.
- Reinspecionar os produtos corrigidos.
- Excluir as unidades com defeito da remessa.
- Negociar uma solução comercial com o fornecedor.
O armazém deve registar:
- PO afetada
- SKU
- Quantidade
- Fotografias
- Problema detetado
- Solução final
Não é aconselhável consolidar produtos com problemas por resolver apenas porque existe uma data prevista para o envio internacional.
12. Reembalar apenas após a aprovação dos produtos
Assim que as verificações de receção e inspeção necessárias estiverem concluídas, o armazém pode dar início ao processo de consolidação e reembalagem.
Por exemplo:
Antes da consolidação:
Fornecedor A → 10 caixas
Fornecedor B → 8 caixas
Fornecedor C → 12 caixas
Total:
30 caixas
Depois de eliminar as embalagens nacionais desnecessárias e reorganizar os produtos:
22 caixas de exportação
Isto pode reduzir o volume e melhorar a eficiência logística.
No entanto, deveriam ser criadas imediatamente novas identificações para as caixas.
Por exemplo:
Caixa C-001
- SKU A × 50
- SKU B × 30
- SKU C × 20
O novo registo permite manter a rastreabilidade, mesmo que as caixas originais dos fornecedores já não existam.
13. Voltar a pesar e medir a mercadoria após o reembalamento
Não é aconselhável calcular o transporte internacional definitivo baseando-se apenas nas estimativas iniciais dos fornecedores.
A consolidação altera a carga.
Após o reembalamento final, devem ser registados:
- Número final de caixas
- Peso bruto
- Dimensões das caixas
- Volume total
- Número de paletes, quando aplicável
No caso de uma caixa retangular, o volume pode ser calculado da seguinte forma:
CBM = Comprimento × Largura × Altura em metros
Por exemplo:
0,60 m × 0,40 m × 0,50 m = 0,12 metros cúbicos
Se houver 20 caixas:
0,12 × 20 = 2,40 metros cúbicos
Estas medições finais permitem elaborar um orçamento de transporte com base nos dados reais da carga consolidada.
14. Comparar LCL e FCL utilizando os dados finais da mercadoria
Assim que se conhecerem o volume e o peso definitivos, o comprador ou o seu agente de carga poderá avaliar melhor o plano de transporte.
No caso do transporte marítimo, isto pode incluir a comparação entre:
- LCL
- FCL
- Diferentes tipos de contentores
- Carga paletizada ou sem paletes
A opção baseada nas estimativas iniciais de cada fornecedor não será necessariamente a melhor alternativa após a consolidação de toda a mercadoria.
A decisão deve basear-se nos dados finais relativos à carga.
15. Elaborar uma lista de embalagem final da mercadoria consolidada
Após o reembalamento, o armazém deve criar um registo claro da expedição final.
Uma lista de embalagem final pode incluir:
| Caixa | SKU | Quantidade | Peso bruto | Dimensões | Referência do fornecedor/PO |
|---|---|---|---|---|---|
| C-001 | SKU-A | 100 | 22 kg | 60 × 40 × 50 cm | PO-001 |
| C-002 | SKU-B | 80 | 19 kg | 55 × 40 × 45 cm | PO-002 |
| C-003 | Mixto | 120 | 25 kg | 60 × 45 × 50 cm | PO-001/003 |
Quando uma caixa contém vários SKU, deve manter-se um registo claro da sua composição.
Esta informação é útil para:
- Controlo de armazém
- Reserva de transporte
- Preparação da remessa
- Recepção no destino
- Conciliação do inventário
- Investigação de faltas ou danos
Caso prático: consolidar produtos de cinco fornecedores chineses
Imaginemos que um importador compra produtos a cinco fornecedores.
A mercadoria prevista é:
- Fornecedor A: 500 lâmpadas LED
- Fornecedor B: 300 conjuntos de ferragens
- Fornecedor C: 200 acessórios de cozinha
- Fornecedor D: 150 sacos
- Fornecedor E: 100 pequenos aparelhos elétricos
O comprador pretende agrupar tudo numa única remessa internacional.
Passo 1 — Recebimento no armazém
Todas as entregas são registadas por fornecedor e ordem de compra.
O Fornecedor D deveria entregar 6 caixas, mas só chegaram 5.
O pedido passa para o estado AGUARDAR até encontrar a sexta caixa.
Passo 2 — Verificação da embalagem exterior
Uma caixa do Fornecedor C apresenta danos significativos num dos cantos.
O armazém tira uma fotografia da caixa antes de a abrir.
Em seguida, verificam-se os produtos no interior e confirma-se que não apresentam danos.
A embalagem exterior será substituída antes do envio internacional.
Passo 3 — Verificação do SKU
As caixas do Fornecedor A contêm dois modelos visualmente muito semelhantes.
O armazém separa:
LED-10W-WH
y
LED-12W-WH
em vez de os armazenar sob uma descrição genérica como «lâmpadas LED».
Passo 4 — Inspeção
O comprador solicitou uma inspeção aos produtos elétricos do Fornecedor E.
Por isso, o armazém não considera que a simples receção equivalha a uma aprovação de qualidade.
A mercadoria fica em espera até que a inspeção acordada esteja concluída.
Passo 5 — Ação corretiva
A caixa que faltava do Fornecedor D chega dois dias depois.
A caixa danificada do Fornecedor C é substituída.
Os produtos do Fornecedor E foram aprovados na inspeção acordada.
Agora, as cinco encomendas podem passar para a fase de consolidação.
Passo 6 — Reembalagem
O armazém elimina as embalagens nacionais desnecessárias e reorganiza os produtos em caixas adequadas para exportação.
Cada nova caixa recebe um novo número de identificação relacionado com os SKU que contém.
Passo 7 — Medição final
O armazém regista:
Número de caixas → Peso bruto → Dimensões → CBM
Em seguida, o orçamento do transporte é calculado com base nos dados finais da mercadoria e não apenas nas estimativas iniciais fornecidas pelos fornecedores.
Este exemplo mostra por que razão um armazém na China pode funcionar como um ponto de controlo e não apenas como um local temporário para armazenar caixas.
Lista de verificação prática antes de armazenar mercadoria num armazém na China
Antes de autorizar a consolidação, é aconselhável confirmar:
- Fornecedor identificado
- PO identificada
- Número de acompanhamento nacional registado
- Caixas esperadas em comparação com as caixas recebidas
- Danos visíveis documentados
- Marcas nas caixas verificadas
- Etiquetas SKU revistas
- Controlos de quantidade exigidos concluídos
- Variantes do produto verificadas sempre que necessário
- Inspeção de qualidade concluída, quando aplicável
- Estado da embalagem verificado
- Produtos problemáticos separados
- Correções do fornecedor concluídas
- Reinspeção realizada sempre que necessário
- Mercadoria aprovada
- Instruções de reembalagem confirmadas
- Foram criados novos números de caixa
- Relação entre SKU e novas caixas registada
- Número final de caixas registadas
- Peso bruto final registado
- Dimensões finais registadas
- CBM final calculado
- Lista de embalagem final preparada
- Mercadoria autorizada para envio internacional
Erros comuns que convém evitar
Erro 1: Fazer a consolidação imediatamente após a receção da mercadoria
O facto de a mercadoria ter chegado não significa que tenha sido aprovada.
Primeiro, é necessário identificá-la, contá-la e realizar os controlos acordados.
Erro 2: Presumir que a lista de embalagem está sempre correta
A lista de embalagem deve ser comparada com a mercadoria física.
Não deve ser automaticamente considerado como prova do que realmente chegou.
Erro 3: Misturar SKUs semelhantes
Utilize SKUs internos claros e uma identificação adequada de cada caixa.
Erro 4: Confundir a receção no armazém com o controlo de qualidade
A receção e a inspeção do produto devem ser definidas como serviços distintos.
É preciso definir claramente o que cada um inclui.
Erro 5: Reembalar antes de registar a remessa original
Quando as caixas originais do fornecedor são eliminadas, também podem perder-se informações importantes relativas à rastreabilidade.
Primeiro, registe. Depois, reembale.
Erro 6: Utilizar o CBM original do fornecedor após a consolidação
A reembalagem pode alterar tanto as dimensões como o número total de caixas.
A carga final deve ser medida novamente.
Conclusão
Verificar os produtos quando chegam a um armazém na China antes de os agrupar é um dos pontos de controlo mais importantes num processo de aquisição com vários fornecedores.
O objetivo não consiste simplesmente em armazenar caixas.
Trata-se de confirmar quais as mercadorias que chegaram, manter a rastreabilidade de cada fornecedor e SKU, detetar faltas e danos visíveis, realizar o nível necessário de verificação de quantidades e qualidade, identificar os problemas pendentes e garantir que apenas os produtos aprovados entrem no processo de consolidação.
Um processo bem controlado pode ser resumido da seguinte forma:
Fornecedores chineses
↓
Transporte nacional na China
↓
Armazém na China
↓
Registar fornecedor / Ordem de compra / SKU
↓
Contar caixas
↓
Verificar a embalagem e as etiquetas
↓
Verificar as quantidades e os produtos, conforme necessário
↓
Inspeção de qualidade, quando aplicável
↓
Identificar e resolver problemas
↓
Aprovar a mercadoria
↓
Consolidar e reembalar
↓
Criar novos registos de caixas
↓
Pesar e medir
↓
Calcular o CBM final
↓
Preparar a lista de embalagem final
↓
Planear LCL / FCL
↓
Envio internacional
Para os compradores que trabalham com vários fornecedores chineses, este processo de controlo pode evitar que pequenos problemas detetáveis no armazém se transformem em problemas muito mais dispendiosos após o transporte internacional.
A regra principal é:
Não procedas primeiro à consolidação para depois investigar os problemas. Identifica, verifica, documenta e resolve as incidências enquanto a mercadoria ainda se encontra na China.
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